working on the way telephone

Conseils et outils pratiques pour le travail flexible et relax

 

Pendant la pandémie du Coronavirus, nous avons tous régulièrement travaillé à domicile. Maintenant qu'une grande partie de la population a été vaccinée, de nombreux collaborateurs retournent au bureau. Pourtant, le travail flexible, flex ou hybride ne disparaîtra pas complètement. Les entreprises et les collaborateurs ont fait l'expérience des avantages du travail flexible et veulent désormais combiner le meilleur des deux mondes. Outre une base juridique et structurelle, une bonne organisation pratique du travail flexible est une condition essentielle à sa réussite. Nous vous donnons déjà quelques petits conseils.

flex work

Travailler où ?

La présence d'un nombre suffisant de lieux et d'espaces de travail flexibles fournit le soutien requis pour que les collaborateurs puissent organiser leur semaine de travail de manière flexible.  

Il n'y a pas encore d'espaces flexibles dans votre entreprise ? Dans ce cas, cela vaut vraiment la peine d'examiner quelles sont les possibilités. Il est important de déterminer au préalable les besoins de chaque type d'espace. En effet, différentes tâches nécessitent différents types de lieux de travail flexibles. Ainsi, en plus des espaces de bureaux flexibles, vous pouvez également fournir des salles de réunion, des zones de quiétude et des bornes d'appel.

CONSEIL : Utilisez les systèmes de réservation tels que Ikanda pour réserver les espaces flexibles.

Vous êtes responsable des HR et vous cherchez un moyen facile de savoir qui travaille à domicile ? Grâce à un logiciel HR tel qu’Officient, les collaborateurs peuvent indiquer sur leur calendrier quand ils travailleront depuis un autre endroit. Ce document est ensuite transmis à leur supérieur pour approbation. Le reste de l'équipe peut également voir quand quelqu'un travaillera depuis un autre endroit afin que tout le monde soit informé.

Travailler de manière confortable ?

La pandémie du Coronavirus a accéléré le travail à domicile. Pour de nombreux collaborateurs, cependant, cela signifiait travailler assis à la table de la cuisine ou de la salle à manger, avec un manque total de confort et d'ergonomie. 

Dans le cas du télétravail structurel, l'employeur est tenu de fournir le matériel nécessaire pour permettre un travail à domicile sain et efficace. L'employeur peut fournir lui-même ce matériel et le mobilier de bureau ou offrir au collaborateur une compensation pour y pourvoir

En tant qu'employeur et collaborateur, il est dans votre intérêt d'aménager le bureau à domicile de manière pratique et ergonomique. Un petit investissement dans quelques éléments tels qu'un clavier supplémentaire, une souris ergonomique, un écran, un support pour ordinateur portable et une bonne chaise de bureau permettra d'éviter les problèmes de dos et autres problèmes de santé ainsi que l'absentéisme.

Chez Lyreco, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour créer un environnement de travail confortable et productif. Contactez votre personne de contact Lyreco pour une analyse et une proposition adaptées à vos collaborateurs et collègues.

CONSEIL : Découvrez nos outils ergonomiques les plus vendus pour une amélioration rapide et pratique de votre bureau à domicile. 

Vers le webshop

office women smiling

Quand travailler où ?

Le travail à domicile et le travail au bureau ont tous deux leurs avantages spécifiques. Au bureau, vous avez plus de contacts sociaux et la possibilité de réfléchir et de consulter vos collègues. Les conversations informelles dans la salle de café ou pendant le déjeuner sont également un atout pour beaucoup. L'infrastructure, souvent meilleure et plus ergonomique, et le restaurant d'entreprise sont un atout supplémentaire.

Le travail à domicile présente d'autres avantages, comme une plus grande concentration, l'absence d'embouteillages, plus de temps libre et un meilleur équilibre entre la famille et le travail.

Avec le travail hybride, vous pouvez combiner le meilleur des deux mondes. En fonction de vos activités professionnelles et familiales, choisissez le lieu de travail approprié. Si les enfants sont à l'école et que vous avez une tâche qui demande une grande concentration, optez pour le travail à domicile. Si, en revanche, vous souhaitez réfléchir à un nouveau projet ou à une nouvelle idée, le bureau est le meilleur endroit pour travailler.

CONSEIL : Discutez avec vos collègues et vos collaborateurs. Discutez de qui aime quoi et trouve cela productif, à quoi ressemble le bureau à domicile de chacun et à quoi ressemble une journée typique de bureau à domicile. De la sorte, vous parviendrez rapidement à définir des lignes directrices et des instructions sur lesquelles tout le monde peut s'accorder.

Travailler ensemble ?

Dans le cadre du télétravail, il est souvent impossible ou difficile de travailler ensemble de manière harmonieuse et de conclure des accords. Une bonne communication numérique soutenue par les outils de communication appropriés est donc essentielle. Une première condition pour une bonne communication est que tous les collaborateurs soient équipés d'un certain nombre d'outils de conférence de base tels qu'un ordinateur portable avec caméra et un casque ou des écouteurs de haute qualité.

headphones

En outre, il existe de nombreux outils logiciels qui facilitent les conférences numériques, tels que Slack, Google Hangouts, Skype for Business ou Microsoft Teams. D'autres outils tels que SharePoint, Dropbox et Google Drive facilitent le partage de fichiers.

Vous aimez prendre des notes sur papier pendant une réunion ? Utilisez alors l'application Scribzeepour numériser et partager vos notes manuscrites. Les cahiers Oxford International sont compatibles avec l'application de numérisation Scribzee. Vous pouvez ainsi numériser et partager rapidement et facilement vos notes après une séance de brainstorming ou d'inspiration. Découvrez-les sur le site web de Lyreco !

flexwerkscribzee.png

CONSEIL Le site www.captera.com vous donne un aperçu complet et une description des nombreuses applications et logiciels disponibles pour faciliter une bonne communication.

COVID teams home office meeting communication

Pourquoi travailler ?

L'un des pièges du travail flexible est le manque de collaboration avec l'organisation et les collègues. Une bonne communication interne et des moments de consultation (numérique) formels et informels peuvent inciter les collaborateurs à maintenir le contact et à rester impliqués dans l'organisation.

Pour faciliter la communication interne, vous pouvez utiliser des applications pratiques telles que HiTribe en Speakap. Grâce à ces applications, vous pouvez gérer votre communication interne via une plateforme centrale et joindre vos collaborateurs là où ils se trouvent : sur leur smartphone, leur ordinateur de bureau ou dans l'espace de travail Vous pouvez partager les mises à jour et les nouvelles avec tous vos collaborateurs qui peuvent y réagir.

CONSEIL : Les moments de rencontre informelle avec les collègues à la machine à café ou pendant le déjeuner vous manquent-ils ? Lancez le coin café virtuel ! Deux fois par semaine, une demi-heure avant de commencer à travailler, prévoyez un moment de rencontre virtuelle avec vos collègues. Le moment idéal pour rattraper le temps perdu et se défouler. En outre, cela offre la possibilité de jauger la santé physique et mentale de vos collègues ou collaborateurs.

Vous travaillez là où vous le souhaitez

En tant que travailleur flexible, vous êtes souvent "en déplacement". En pratique, cela signifie que vous devez régulièrement déplacer votre ordinateur portable, vos fournitures de bureau et vos dossiers de travail d'un lieu de travail à un autre.

Avec l'aide de quelques articles pratiques et la discipline requise, cela devient une tâche routinière et facile à accomplir. Par exemple, vous pouvez utiliser une boîte en plastique pour stocker et déplacer vos dossiers en toute sécurité. Choisissez un sac à dos ou un trolley pour ordinateur portable plutôt qu'une mallette  afin de pouvoir vous déplacer facilement.

Adoptez la politique du bureau propre (clean desk), y compris à la maison. Rangez votre bureau à la fin de la journée de travail et, si vous changez de lieu de travail, préparez immédiatement votre sac à dos pour le lendemain. Vous avez toujours beaucoup de désordre sur votre bureau ? Achetez des bacs de tri et troquez votre agenda papier et vos post-it contre un outil de planification en ligne tel que Trello.

En tant que travailleur flexible, avez-vous besoin d'un endroit au bureau pour ranger vos affaires personnelles ? Dans les casiers Lyreco, vous pouvez conserver vos effets personnels en toute sécurité, sous clé.

 

En savoir plus?