À l'aide ! Mes collaborateurs ne veulent pas encore revenir au bureau!
À l'aide ! Mes collaborateurs ne veulent pas encore revenir au bureau!
Maintenant que tous les groupes à risque et une grande partie de la population active ont été vaccinés, nous nous dirigeons vers une nouvelle normalité. De nombreuses entreprises travaillent déjà à un redémarrage (partiel) du travail au bureau et à la réduction du travail à domicile. Cependant, cette phase de transition ne se déroule pas toujours aussi bien qu'on l'espérait. Tous les collaborateurs ne sont pas également disposés à retravailler dans un bureau. Certains ne se sentent pas en sécurité au bureau ou préfèrent simplement continuer à travailler à domicile. De plus, ce n'est pas une mince affaire pour les employeurs d'organiser le retour au bureau et de mettre en place une bonne organisation du travail. Lyreco a été confronté exactement aux mêmes défis. Nous aimerions donc partager nos expériences. Nous vous donnons quelques conseils pratiques et astuces pour organiser la transition vers le nouveau monde du travail post-Covid afin que vos collaborateurs puissent revenir travailler au bureau plein d'enthousiasme et en toute sécurité !
2. Créer la confiance par une communication ouverte et des mesures visibles
Comment faire en sorte, en tant qu'employeur, que tous les membres du personnel aient à nouveau envie de travailler au bureau en toute confiance ? Outre les mesures visibles, une bonne communication est souvent la clé pour regagner la confiance du personnel. Nous vous fournissons un certain nombre de conseils pratiques sur la manière d'aborder cette question dans la pratique.
a. Communication proactive
Communiquez clairement les initiatives que vous avez prises pour garantir un environnement de travail sûr et les mesures adoptées. Faites-le au moyen d’un signalisation dans l'entreprise et d'autres moyens de communication tels que le magazine du personnel, l'intranet, les réunions d'équipe, etc. Cela contribuera non seulement au respect des règles, mais créera également de la confiance parmi les collaborateurs.
Communiquez également les changements de manière claire et immédiate, et réagissez rapidement aux nouvelles directives des autorités. Informez et répondez aux questions avant que des doutes, des rumeurs ou des inquiétudes ne surgissent. Car lorsqu'il y a un manque de clarté, les gens créent leur propre vérité et cela suscite un sentiment d'anxiété, y compris chez leurs collègues. Les coaches Covid et les teamleaders peuvent jouer un rôle important à cet égard. Ils sont les mieux placés pour ressentir ce qui se passe sur le lieu de travail.
Faites également preuve de compréhension à l'égard des angoisses que peuvent éprouver les collaborateurs.
"Prenez l'angoisse au sérieux et discutez avec lui/elle de ce qu'il faut faire pour pouvoir travailler à nouveau au bureau en toute confiance. Écoutez et discutez des angoisses, sans aller complètement dans son sens”, selon Marleen Heijsteeg, psychologue de la santé.
b. Coaches et responsables
Désignez un ou plusieurs coaches Covid proches du personnel, de préférence un par département. Ils peuvent aider à contrôler le respect des directives Covid et constituent une personne de confiance et un point de contact pour le département en cas de questions ou de problèmes.
Organisez un moment de feedback hebdomadaire pour prendre d'éventuelles mesures supplémentaires et pour évaluer ce qui se passe auprès de tous les collaborateurs.
Chaque entreprise a une structure différente, mais le plus important est qu'il y ait une ligne de communication ouverte entre les responsables de la gestion (responsable QSS), le département HR, les coaches Covid, le personnel et les syndicats. Encouragez la communication dans les deux sens, fournissez un feedback et demandez également un feedback.
c. Évaluez et mettez en œuvre les mesures de sécurité de Covid
De nombreuses entreprises ont parcouru un long chemin pour créer un lieu de travail sûr pour leurs collaborateurs. Dans la plupart des environnements de bureau et de production, cela n'a pas été une tâche facile. De même, à l'avenir, il s'agira d'un exercice qui devra être répété à maintes reprises.
Le nombre de collaborateurs travaillant à domicile ou au bureau fluctue en permanence. Il peut s'avérer nécessaire d'abandonner temporairement le bureau paysager et les lieux de travail flex. Si l'espace disponible le permet, il est judicieux de prévoir davantage de postes de travail individuels avec des cloisons.
Maintenant que de plus en plus de collaborateurs viennent travailler au bureau, il peut également être utile de reconsidérer la disposition et la destination des salles de réunion. Les grandes salles de réunion doivent être réaménagées de manière à respecter la distance de 1,5 m. Elles conviennent également aux vidéoconférences avec plusieurs personnes. Les petites salles de réunion peuvent être équipées pour des échanges individuels externes.
Guide pratique
Outre l'aménagement des bureaux et des salles de réunion, le plan de circulation doit également être réévalué. Vérifiez si le plan de circulation détaillé correspond au nombre de personnes qui seront présentes dans le bureau. Téléchargez ici le livre blanc "The new Normal", qui contient de nombreux conseils pratiques.
Conseil : Il existe d'excellentes applications sur le marché pour gérer efficacement les postes/lieux de travail et les salles de réunion disponibles dans votre entreprise. Les collaborateurs peuvent réserver un poste de travail ou une salle de réunion. Pour maintenir la distance nécessaire, l'administrateur de l'application peut bloquer des postes de travail. Un support technique bienvenu en ces temps post-Covid ! Voici quelques exemples de systèmes de réservation sur le lieu de travail : Reflex, Bisner, Okku ou FlexWhere.
Dans chaque entreprise, nous pouvons trouver une grande variété de produits de désinfection et des solutions ingénieuses telles que des "poignées de porte spécialement conçues" qui contribuent à un environnement de travail sans virus. Mais ce que l'on oublie souvent, c'est de structurer ces mesures de sécurité au sein de l'entreprise. Il est préférable de désigner un responsable (par département ou équipe) qui vérifie régulièrement si les gels pour les mains, les kits de désinfection, etc. sont suffisamment présents dans l'entreprise et partage cette information avec le responsable des achats afin que les stocks soient réapprovisionnés à temps.
Enfin, veillez à ce que les directives Covid soient suffisamment visibles sur le lieu de travail au moyen de la signalisation appropriée : autocollants d'avertissement, affiches (téléchargez nos affiches Covid gratuites), ruban de délimitation, etc. Il en ressort qu'en tant qu'employeur, vous travaillez activement à la sécurité et à la santé de vos collaborateurs et suscite la confiance.
Lyreco dispose d'une large gamme de produits d'hygiène et de signalisation dans son offre; nous vous conseillerons volontiers sur les solutions les mieux adaptées à la situation spécifique de votre entreprise.
d. Politique en matière d'hygiène
Réexaminez la politique en matière d'hygiène. Peut-être que vous devriez introduire une clean desk policy. En cas de travail flex, c'est vraiment un must. Un bureau bien rangé peut être nettoyé beaucoup plus facilement par les services de nettoyage. Si le service de nettoyage n'est pas assuré quotidiennement, il est utile de fournir un kit d'hygiène à chaque collaborateur. À la fin de la journée de travail, le bureau doit être rangé et nettoyé. De la sorte, tous les bureaux restent exempts de virus et chaque collaborateur peut commencer sa journée de travail sur un bureau propre et bien rangé.
Pour le coin café et la cuisine, vérifiez également ce que vous pouvez optimiser en termes d'hygiène. Dans notre livre blanc Covid vous trouverez de nombreux conseils pour rendre ces zones communes à l'épreuve du Covid.
Élaborez des directives claires en matière d'hygiène pour le personnel, les visiteurs et les fournisseurs, et désignez une personne chargée de vérifier si ces directives sont respectées et de signaler tout problème.
2. Rendez le travail au bureau plus attrayant
Si nous voulons convaincre le personnel de venir travailler au bureau, nous devons rendre le travail au bureau plus attrayant.
a. Augmenter le niveau de confort du travail au bureau
Au début, le travail à domicile était un peu inconfortable pour beaucoup, mais entre-temps, nous nous sommes tous adaptés à la nouvelle normalité et nous pouvons voir les avantages du travail à domicile. En tant que parents, vous pouvez aller chercher les enfants à l'école ou faire un peu de ménage dans l'intervalle. Et maintenant que les enfants sont retournés à l'école, nous pouvons nous concentrer beaucoup mieux. En fait, il est souvent plus facile de rester concentré au bureau à domicile que dans un environnement de bureau. Les travailleurs à domicile peuvent également planifier leur journée et gagnent souvent beaucoup de temps car ils ne doivent plus faire la navette.
Tout cela signifie que de plus en plus de personnes apprécient le travail à domicile et ne veulent pas y renoncer complètement à l'avenir. En tant qu'employeur, le défi consiste à trouver l'équilibre idéal entre le travail à domicile et le travail au bureau.
CONSEIL: En outre, vous pouvez rendre le travail au bureau plus attrayant en augmentant le niveau de confort au bureau et en faisant preuve de la flexibilité nécessaire. Par exemple, vous pouvez introduire des horaires flexibles et faire preuve de compréhension à l'égard de l'équilibre pas toujours facile à trouver entre le travail et la famille. Vous pouvez également rendre le travail au bureau plus agréable en proposant un service de restauration, une pause supplémentaire, des activités de teambuilding, des vélos électriques... Ou encore investir dans de nouveaux sièges et bureaux ergonomiques pour tous les collaborateurs, ce qui rend immédiatement le travail beaucoup plus agréable.
b. Privilégier les contacts sociaux
La plupart des collaborateurs considèrent que le manque de contact personnel avec les collègues est l'inconvénient le plus important du travail à domicile. Au bureau, les collègues peuvent se rencontrer, réfléchir ensemble, travailler ensemble de manière créative, etc. Stimulez les contacts sociaux au bureau et rendez le fait d'être ensemble agréable grâce à une cantine, une salle de réunion et un coin café agréables et joliment meublés.
c. Réexaminez la politique HR en fonction de la nouvelle normalité
La pandémie du Coronavirus a mis fin à la culture de travail traditionnelle où chacun travaille dans un bureau cinq jours par semaine. Le travail à domicile continuera d'exister après la crise du Coronavirus. Pour de nombreux collaborateurs, la journée de travail sera un mélange de travail au bureau ou sur un lieu de travail flexible dans le voisinage, de travail à domicile, de déplacements sur place, de vidéoconférences, de réunions en face à face...
Adoptez le travail flexible et repensez votre politique HR en fonction de la nouvelle normalité. La nouvelle culture de travail a un impact sur de nombreuses questions telles que les salaires, les horaires de travail, les assurances, les indemnités de déplacement et de frais, la restauration, etc.
Pour éviter les discussions et les problèmes, de bons accords sont essentiels. Lorsque le collaborateur va travailler à domicile de manière structurelle, il est conseillé de rédiger une convention pour le travail à domicile afin d'établir les droits et obligations de l'employeur et du collaborateur. Le cadre du travail à domicile peut également être fourni par une CCT sur le travail à domicile. La concertation avec les syndicats et le comité d'entreprise est certainement recommandée.
N'oubliez pas que le travail à domicile est également réglementé par les autorités. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur le site web de la FEB (Belgique).
Pour que tout se passe bien, il est important de fixer des directives claires sur les moments où les employés travaillent au bureau et ceux où ils peuvent travailler à domicile. Donnez également des instructions claires sur la manière dont ils doivent enregistrer et communiquer les heures de travail à domicile et au bureau.
No stress et pas à pas !
La pandémie du Covid a un impact énorme sur toutes les entreprises ; la flexibilité fait partie du nouveau monde du travail. Lorsque vous, en tant qu'employeur, voyez la valeur ajoutée de cette démarche et évoluez avec la nouvelle culture de travail, vous prenez une avance importante sur vos collègues employeurs. Il est parfaitement normal que tout ne soit pas encore organisé et encadré à la perfection. Cette évolution est un processus que chaque entreprise vit à son propre rythme, pas à pas.
Des mesures de sécurité Covid, une communication ouverte et visible, une bonne politique et un environnement de bureau agréable sont la clé pour gagner la confiance de vos collaborateurs afin qu'ils travaillent à nouveau au bureau.
Nous vous souhaitons un nouveau départ couronné de succès !
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