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7 nützliche Tipps: Archivieren wie ein Profi

Unabhängig von der Branche generieren alle Unternehmen der Welt eine Vielzahl von Dokumenten. Jedes Dokument, ob digital oder in Papierform, durchläuft seinen Lebenszyklus: Erstellung, Wartung, Verwendung, Speicherung, Abruf und Entsorgung.

Die Archivierung von Dokumenten, wie kompliziert sie auch sein mag, ist aus rechtlicher Sicht und auch bei Bedarf an Nachweisen wie Bescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen erforderlich. 

 

Wenn ein Unternehmen wächst, wächst auch die Anzahl der Dokumente - mit einer kumulierten Geschwindigkeit

Die meisten großen und einige mittelständische Unternehmen verwenden Lösungen der Archivierung, die außerhalb des Unternehmens bereitgestellt werden, und der gesamten Archivierungsprozess wird outgesourct. Wenn jedoch Dokumente Ihre Räumlichkeiten nicht verlassen dürfen, ist das digitale Scannen die Antwort. Obwohl viele Unternehmen auf digitale Lösungen (ohne Papierdokumente) umsteigen, gibt es einige Prozesse, für die immer noch Papier erforderlich ist. Im Anschluss können Sie nachlesen, wie Sie gemäß der DSGVO archivieren können.  

 

Wie bereiten Sie sich auf die Archivierung von Aufzeichnungen am besten vor?  

Zunächst sollten wir auf die Verteilung der Archivierungsaufgabe rechtzeitig Nachdruck legen. Der Schlüssel ist, sich nicht unter Druck gesetzt zu fühlen, damit das Endergebnis nicht chaotisch ist. Ebenso wichtig ist es, alle notwendigen Dinge zur Hand zu haben, damit Sie nicht gezwungen sind, mitten im Prozess zu stoppen, um Ihre Vorräte aufzufüllen. 

 

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Wir haben für Sie einige Empfehlungen sowie Tipps und Tricks für die Archivierung aus "dokumentenreichen" Branchen wie Rechtswesen, Buchhaltung und Finanzen parat:  

 

1.

Entfernen Sie unnötige Dateien 

Das Archivieren von Papierdokumenten ist schneller und einfacher, wenn Sie mit einem Audit beginnen. Sobald Dokumente mehrere Jahre alt sind, müssen sie häufig nicht mehr gespeichert werden. Überprüfen Sie die Daten und sortieren Sie Dateien, die die gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen überschreiten, aus. 

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UNSER TIPP: Führen Sie das ganze Jahr über regelmäßige Audits durch und entsorgen Sie unnötige Dokumente. Markieren Sie Dokumente bei der Archivierung mit einem Datum, an dem sie nicht mehr benötigt werden.

2.

Digitalisierung ist die Lösung 

Sie können auch die Dokumente aufbewahren, bei denen dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. In diesem Fall ist es am besten, sie zu digitalisieren, um Stauraum zu schaffen und Ihnen uneingeschränkten Zugriff zu gewähren. Dokumente können gescannt und auf Festplatten oder in der Cloud gespeichert und jederzeit abgerufen werden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie außerhalb des Büros arbeiten. 

Accountant, Lyreco Slovakia

Der aktuelle Trend ist die elektronische Archivierung. Dies ist die schnellste und umweltfreundlichste Art, mit Dokumenten umzugehen. Durch die Digitalisierung aktiver Dateien entfällt das zeitaufwändige Durchsuchen von Räumen, Schließfächern und Kisten, wodurch Kosten und die Umwelt geschont werden.

Denisa Doktoríková
Accountant, Lyreco
3.

Löschen Sie die Datensätze 

Bevor Sie mit der Archivierung beginnen, reinigen Sie Ihre Dokumente von Indexen, Haftnotizen und Notizzetteln, entfernen Sie unnötige Lesezeichen und nehmen Sie die Dokumente selbst aus den Ordnern, Mappen, Registern heraus. Büro- und Heftklammern können Sie beibehalten.  Archivschachteln sollten nur Verpackungen auf Papierbasis enthalten, um die Verarbeitung zu erleichtern und Dateien vor Beschädigungen zu schützen.

4.

Archivschachteln sind das A und O der Archivierung 

Bevor Sie anfangen, stellen Sie sicher, dass Ihre Archivschachteln standfest sind. "Kartons mit schlechter Qualität fallen häufig schweren Dateien und Dokumenten zum Opfer und halten nicht lange genug.

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UNSER TIPP: Mit recycelbaren Kartons umweltfreundlicher archivieren. Obwohl Pappe schneller beschädigt werden kann als Materialien ohne Papier, bleibt gehärteter Karton die kostengünstigste Art der Verpackung. Wenn Sie Ihren CO2-Fußabdruck geringhalten möchten, vergessen Sie nicht, Schachteln mit minimalen Auswirkungen auf die Umwelt zu verwenden.  

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Accountant, Lyreco Slovakia

Überfüllte Kartons sind der größte Feind der Archivierung.

Romana JANOSIKOVA
Accountant, Lyreco
5.

Einfache Lösungen 

Um Verwirrung zu vermeiden, bringen Sie mit einem transparenten Versandband oder Beschriftungsgerät ein Informationsetikett an der Vorderseite der Archivbox an. Wenn Sie Ihre Archivierung auf ein professionelles Level bringen möchten, erstellen Sie eine Datenbank mit Datensätzen, in der jeder Datensatz und jede Schachtel eine eindeutige Nummer (vorzugsweise einen Barcode) haben muss, nach der die Datenbank verwaltet wird.  

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UNSER TIPP: Erstellen Sie eine Etikettenvorlage mit klaren Anweisungen. Stellen Sie sicher, dass sie leicht verständlich und für andere akzeptabel sind. Wenn Kollegen von Ihrem System verwirrt sind, ist es unwahrscheinlich, dass sie diese Regeln befolgen. Dies könnte zu einer Reihe von internen Systemen führen, in denen Mitarbeiter Dokumente nach eigenem Ermessen verwerfen.  

6.

Alles zur Hand haben 

Wahrscheinlich benötigen Sie Ihre Unterlagen nicht oft, aber wenn Sie dies tun, sollten Sie sie schnell finden können. Einer der wichtigsten Tipps bei der Archivierung ist die Aufzeichnung der Anzahl der archivierten Kartons, der Entsorgungsdaten und des Inhalts der einzelnen Kartons. 

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UNSER TIPP: Speichern Sie Dokumente mit verwandten oder ähnlichen Inhalten für eine schnellere Suche zusammen.  

7.

Unterstützen Sie die Clean Desk Policy 

Wie viele Dokumente gehen Ihnen täglich durch die Hände? Was tun Sie, um zu verhindern, dass diese Chaos auf Ihrem Schreibtisch verursachen? Das Ordnen von Dokumenten am Ende eines jeden Tages steht im Mittelpunkt der "Clean Desk Policy". Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, kontinuierlich zu archivieren und aktive Ordner mit häufig verwendeten Dokumenten zu erstellen. Dies unterstützt die Clean Desk Policy und stellt gleichzeitig sicher, dass Ihre Kollegen alles zur Hand haben, was sie benötigen.  

Documents

Archivieren mit Durchblick

Die Archivierung von Geschäftsbüchern und Dokumenten gehört nicht zu den beliebtesten Aufgaben. Auf jeden Fall ist es ein notwendiger Prozess und wahrscheinlich wichtiger als die meisten Mitarbeiter denken. Mit gesundem Menschenverstand, klaren Regeln und unseren Tipps können Sie die Archivierung problemlos und stressfrei durchführen.   

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Archivierung und DSGVO (GDPR)

Unter sensiblen oder personenbezogenen Daten verstehen wir Dokumente, die Informationen enthalten, mit denen sich bestimmte Personen leicht identifizieren lassen. Darunter verstehen wir z. B. Name, Adresse, Foto, E-Mail-Adresse oder auch allgemeine Informationen, die zur Identifizierung der betroffenen Personen beitragen können.

Für den Umgang mit Dokumenten, die sensible oder personenbezogene Daten enthalten, gelten folgende Grundsätze.

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie Daten auf faire und rechtmäßige Weise sammeln und verarbeiten. Die betroffenen Personen müssen über die Erhebung personenbezogener Daten informiert werden und Ihnen ihre Zustimmung erteilen. Respektieren Sie das Recht der Menschen, jederzeit auszusteigen.
  2. Stellen Sie sicher, dass Sie nur die Daten aufbewahren, die Sie benötigen. Die Daten müssen korrekt und auf dem neuesten Stand sein. Wenn Sie die Daten nicht mehr benötigen, entsorgen Sie sie auf sichere Weise.
  3. Bewahren Sie die Daten sicher auf. Der Zugang zu Dokumenten sollte auf befugte Personen beschränkt werden. Die Arbeit mit Dokumenten sollte überwacht werden, für den Fall, dass Daten nach außen dringen. Sie sollten Informationen nur an Personen weitergeben, denen Sie vertrauen und mit denen Sie eine entsprechende schriftliche Vereinbarung getroffen haben. Erstellen Sie einen Plan für den Fall eines Datenlecks.
  4. Die Gesetze über Daten und Datenspeicherung werden geändert. Sie sollten auf die neuen Änderungen und Formulierungen der DSGVO vorbereitet sein und Ihre Verfahren für den Umgang mit Dokumenten mit sensiblen oder personenbezogenen Daten anpassen.
  5. Denken Sie daran: Die Datenschutz-Grundverordnung gilt für Daten in Papierform und in elektronischer Form.

3 Fragen zur Archivierung und DSGVO

Sie sollten Papierdokumente nicht nur vor dem Auslaufen sensibler Informationen, sondern auch vor mechanischen Beschädigungen schützen. Sie sollten die Unterlagen an einem Ort aufbewahren, an dem sie vor Feuchtigkeit, Feuer, Staub usw. geschützt sind.

Legen Sie Ordner oder Ringbücher mit Dokumenten immer in Archivboxen oder Containern ab, wo sie vor Beschädigungen geschützt sind. Achten Sie darauf, dass Sie jede Kiste so beschriften, wie es unsere Kollegen oben empfohlen haben.

Wir sollten Dokumente mit sensiblen oder personenbezogenen Daten nicht länger aufbewahren, als es gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach Ablauf dieser Frist müssen die Originaldokumente sowie die Duplikate vollständig vernichtet werden. Sie sollten auch die Dokumente löschen, die personenbezogene Daten enthalten, für die Sie nicht die schriftliche Zustimmung der betroffenen Personen erhalten haben.

Unter Vernichtung versteht man die vollständige Zerstörung sensibler Datendokumente in einer Weise, dass sie nicht mehr gelesen, zusammengesetzt, reproduziert oder erkannt werden können. Aktenvernichter eignen sich am besten für die Entsorgung und werden neben ihren technischen Merkmalen auch nach ihrer Sicherheitsklasse eingeteilt. Auf unserer Website können Sie mehr über Aktenvernichter lesen.

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