4 Tipps um in den Zeiten der Teuerung zum sparen
Gespräch mit der Key Account Managerin
Die Senkung der Kosten kann in Firmen schwierig sein, wenn man nicht weiß, wo man anfangen soll. Die meisten Menschen bekommen eine Gänsehaut, wenn sie nur an eine Prüfung der Kosten denken. Die gute Nachricht ist, dass auch kleine, vermeintlich einfache Schritte eine effektivere Wirtschaftsführung Ihrer Firma ermöglichen.
Im Gespräch mit unserer Key Account Managerin Adela Vejtrubová erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe von kleinen Änderungen bemerkenswerte Ergebnisse erzielen und Kosten sparen.
Wer ist Adela Vejtrubová?
Adela Vejtrubová ist schon fast 8 Jahre mit Leib und Seele Verkäuferin. Erfahrungen und Know-how hat sie in der Firma Kaumy gesammelt. Seit dem Jahr 2017 kümmert sie sich in der Position Key Account Manager New Business bei Lyreco um Neukunden, denen sie dabei hilft die Prozesse für effektivere Lagervorräte und Kosteneinsparungen einzustellen.
Durch die Optimierung und richtige Einstellung des Bestellprozesses, als auch die Reduzierung der Lieferkette auf einen Zulieferer sparen wir Kunden bis zu 37 % ihrer Kosten*.
Mit welchen Anforderungen treten die Kunden am häufigsten an dich heran?
In den meisten Fällen kommunizieren wir mit den Kunden noch bevor sie zu unseren Kunden werden. Bei Großkunden und Firmenkunden erfolgt dies über Ausschreibungsverfahren und Auktionen.
Firmen versuchen Kosten zu sparen und kaufen dort ein, wo es ihnen am günstigsten erscheint. Meistens bestellen sie unterschiedliche Kategorien von Produkten bei mehreren Händlern, zum Beispiel Hygieneprodukte bei einem, IT Lösungen bei einem anderen, Büroartikel wieder bei jemandem anderen und Getränke, Milch und Kaffee bei einem Lebensmittelhändler.
*Für weitere Details über die Senkung der Kosten kontaktieren Sie unsere Lyreco Spezialisten.
Wie sehen die Prozesse zur Senkung der Kosten für deine Kunden aus?
Ich gehe das schrittweise an. Zuerst sehen wir uns mit dem Kunden seine Bedürfnisse an - was ihm Sorgen bereitet, welche Probleme er mit den aktuellen Zulieferern hat, wie ich ihm helfen kann, was ich weiter für ihn tun kann. Danach kommt der Großteil der Arbeit. Ich sehe mir den Bestellprozess von Anfang bis zur Ausstellung der Rechnung an. Ich analysiere die Preise. Ich bewerte die bestellten Posten. Ich suche nach potentiellen Alternativen. Ich denke darüber nach, wie ich die Freigabe der Bestellungen einstelle und eine Liste der Lieblingsprodukte erstelle.
Schon während dieses Prozesses habe ich einen Plan mit den möglichen Lösungen im Kopf. Dann sehen wir uns mit dem Kunden alle Vorschläge im Detail an und wenn wir einer Meinung sind, gehen wir es zusammen an.
Fallstudie: Ein Zulieferer für alle Bedürfnisse Ihres Arbeitsplatzes
Eine Gesellschaft mit einer Vielzahl an Zweigstellen im ganzen Land, die bei mehreren Zulieferern eingekauft und die Übersicht über die Kosten verloren hat, hat sich für die Vereinheitlichung und Einführung einer komplexen Einkaufslösung entschieden. Der Kunde hat sich die Vereinfachung des Prozesses gewünscht und gehofft, dass dadurch auch die Kosten gesenkt werden. Gleichzeitig wollte er die lästigen manuellen Prozesse abschaffen, bei denen die Mitarbeiter die Bestellungen aus Excel an die verschiedenen E-Shops geschickt haben, nachdem sie vom Manager die Freigabe erhalten haben.
Ich habe dem Kunden Listen mit den erlaubten Produkten erstellt, die die einzelnen Zweigstellen bestellen können. Ich habe ein Freigabesystem und die Budgets für jede Zweigstelle gemäß der Anzahl der Mitarbeiter implementiert.
Jede Zweigstelle spart durch die Vereinheitlichung des Zulieferers und die Implementierung der Lösung, der Gesellschaft Lyreco, mindestens 100 EUR pro Bestellung (bis zur Ausstellung der Rechnung). Insgesamt konnte der Kunde fast 37 % bei den einzelnen Posten einsparen, die er bei Lyreco kauft.
Dank dem automatisierten Einkaufsprozess hat der Kunde einen Überblick über die Ausgaben und spart nicht nur Kosten, sondern auch die Arbeitszeit seiner Mitarbeiter, wodurch auch die Produktivität gestiegen ist.
Haben sich die Bedürfnisse der Kunden in den letzten beiden Jahren geändert?
Die Bedürfnisse der Kunden entwickeln sich in der Zeit, in der wir leben, dynamisch. Viele Kunden haben erkannt, dass ihnen virtuelle Technologien nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen.
Die Kunden haben nicht mehr das Bedürfnis “sich durch Papierberge zu arbeiten” und ziehen das Teilen von Dokumenten online vor. Dadurch sparen sie Kosten für Verbrauchsmaterial wie zum Beispiel für Toner und Druckertinten, Büropapier oder Verpackungsmaterialien.
Ich konnte beobachten, dass die Kunden nicht mehr so "verständnisvoll" sind wie früher. Wenn etwas nicht funktioniert, wollen sie daran arbeiten.
Gleichzeitig versuchen sie alles zu optimieren, was geht: Bestellungen, Rechnungen, Lieferungen. Die Auswertung des Einkaufsprozesses, die Konsolidierung der Rechnungen und die effektive Versorgung sind der Schlüssel dazu, wie man in Firmen, auch in einer Zeit, in der alle Preise steigen, Kosten einsparen kann.
Fallstudie: Lieferung in zwei Ländern
Ein Kunde, der sowohl in der Slowakei als auch in der Tschechischen Republik Zweigstellen hat, hatte in beiden Ländern verschiedene Zulieferer. Die Situation in der Slowakei hat ihn sehr beschäftigt, weil er dort mit einem Zulieferer Probleme hatte.
Das Wichtigste also war die Probleme mit den Lieferungen in der Slowakei zu lösen. Gleichzeitig wollte die Gesellschaft die Kosten senken.
Adela hat gemeinsam mit dem Kunden seine Bedürfnisse analysiert und die Benefits, die die Gesellschaft Lyreco bietet, implementiert. Dank der detaillierten Analyse des Einkaufsprozesses hat sie die bestellten Produkte vereinheitlicht und den Freigabeprozess und das Budget eingestellt. Dank dieser Änderung hat der Kunde eine Übersicht über die eingekauften Produkte und über die Ausgaben und er hat Mittel gespart, die in ein anderes Business investiert werden können.
Was sind deiner Meinung nach die Top Tipps zur Kostensenkung?
Bei der Suche nach Lösungen für Kunden gehe ich individuell vor, es gibt keine Universallösung. Ich empfehle dem Kunden immer eine Analyse des gesamten Einkaufsprozesses, angefangen beim Preisangebot bis hin zur Rechnungslegung. Oft sehen wir uns jeden Posten an und wir analysieren rückwirkend die bereits realisierten Bestellungen.
- Welche Einkaufsbedingungen hat die Firma?
- Welche Produkte werden wie häufig gekauft? Erfüllen diese Produkte die Bedürfnisse des Kunden?
- Können Markenprodukte durch gleich effektive No-Name Alternativen ersetzt werden?
Bereits bei der ersten Analyse habe ich Ideen im Kopf, was man wie einstellen und ändern könnte. Klar, oft muss ein Produkt zuerst getestet werden, insbesondere wenn es sich zum Beispiel um Reinigungsmaterial, Hygienebedarf oder Druckerpatronen oder Druckerpapier handelt. Deshalb ist auch die Vorlage von Mustern ein Bestandteil dieses Prozesses - der Kunde bekommt Muster der möglichen Alternativen und entscheidet sich aufgrund seiner Erfahrungen mit dem Produkt, ober er die Alternative wählt oder beim bewährten Produkt bleibt.
Fallstudie: Alternativprodukte
Ein Kunde, der eigene Büroräume und Produktionshallen hat, hat Adela wegen dem dreifachen Anstieg der Kosten bei seinem vertraglichen Zulieferer angesprochen.
Nach der Analyse der bestellten Produkte aus unterschiedlichen Kategorien konnte Adela dem Kunden Alternativprodukte in der gleichen Qualität zu günstigeren Preisen anbieten. Auch trotz der Geschehnisse auf der Welt und dem Anstieg der Preise, konnte der Kunde durch die Änderung der Zulieferers Kosten sparen.
Mehr über die Produkte der Marke Lyreco erfahren
1. Vergleichen Sie die Preise
Überprüfen Sie Ihre Betriebskosten und Ausgaben, egal ob für Produkte oder Dienstleistungen. Oft genügt es den Zulieferer zu wechseln oder eventuell die Bestellungen zu konsolidieren. Ein solcher Wechsel kann mehrere hundert Euro jährlich einsparen.
2. No-Name bedeutet nicht gleich weniger Qualität!
Kaufen Sie Alternativen zu Markenprodukten. Oft sind sie ebenso effektiv wie Produkte mit einem klingenden Namen. Wenn es für Sie günstig ist und Sie genügend Lagerraum haben, investieren Sie in Konzentrate und Großpackungen.
3. Investieren Sie in Technologien
Die Automatisierung spart nicht nur die Zeit Ihrer Mitarbeiter, sondern steigert auch deren Produktivität. Kein Papier mehr, setzen Sie auf virtuelle Speicherplätze.
Unser Tipp: Wenn Sie immer eine gedruckte Kopie eines Dokuments bei sich brauchen, sollten Sie sie laminieren! So können Sie sie länger verwenden ohne dass sie beschädigt wird. Gleichzeitig müssen Sie nicht immer eine neue Kopie dieses Dokuments ausdrucken, wodurch Sie Verbrauchsmaterial sparen.
4. Sein Sie ökologisch
Ersetzen Sie normale Glühbirnen durch LED Lampen. Tauschen Sie einen 10 Jahre alten Kühlschrank gegen ein neueres Modell mit einem niedrigeren Verbrauch aus. Recyclen Sie - Druckerpatronen, Batterien, Elektronik...
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