Filing

Archivujte jako profesionál: 7 užitečných tipů

Bez ohledu na odvětví byznysu, všechny společnosti na světě generují a udržují rozsáhlé množství dokumentů. Každý dokument, digitální nebo tištěný, prochází svým životním cyklem: od jeho vytvoření a údržby přes používání, skladování, vyhledávání až k likvidaci. Archivace dokumentů, ať už je jakkoliv složitá, je nezbytná z právního hlediska a také v případě potřeby důkazů jako jsou stvrzenky nebo výplatní pásky. 

S růstem podnikání roste i množství dokumentů - kumulativní rychlostí

Většina velkých a některých středně velkých společností využívá řešení archivace, poskytovaná mimo firmy, a outsourcing celého procesu ukládání dokumentů. Pokud však dokumenty nesmějí opustit Vaše prostory, řešením je digitální skenování. I když mnoho firem přechází k digitální formě (bez dokumentů v papírové podobě), existují některé procesy, které stále nezbytně vyžadují použití papíru. O tom, jak archivovat ve smyslu GDPR, se dočtete níže.

Jak se připravit na archivaci záznamů? 

V první řadě bychom měli klást důraz na rozložení úlohy archivace v čase. Základem je necítit se pod tlakem, aby konečný výsledek nebyl chaotický. Stejně důležité je mít po ruce všechny potřebné věci, abyste nebyli nuceni zastavit se uprostřed procesu a doplnit si zásoby.  

Níže přinášíme několik doporučení, tipů a triků k archivaci z odvětví „zavalených dokumenty“, jako jsou právo, účetnictví a finance:  

1.

Nejprve se zbavte nepotřebných souborů 

Archivace papírových dokumentů je rychlejší a snazší, když začnete jejich auditem. Jakmile jsou dokumenty staré několik let, často je už není nutné ukládat. Zkontrolujte data a vyřaďte soubory, které překročily zákonné požadavky na uchování. 

tick

NÁŠ TIP: Provádějte audity a skartace nepotřebných dokumentů po celý rok. Při archivaci označte dokumenty datem, kdy již nebudou potřebné.

2.

Digitalizujte

Některé dokumenty si můžete uschovat, i když to nevyžaduje zákon. V takovém případě je nejlepší je digitalizovat, abyste uvolnili úložný prostor a zajistili k nim neomezený přístup. Dokumenty lze skenovat a ukládat na pevné disky nebo do cloudu a kdykoliv k nim získat přístup - což přichází vhod zejména při práci z domácí kanceláře. 

Accountant, Lyreco Slovakia

Aktuálním trendem je archivovat elektronicky. Je to nejrychlejší a nejekologičtější způsob nakládání s dokumenty. Digitalizace aktivních souborů eliminuje časově náročné prohledávání místností, skříněk a krabic, šetří náklady a životní prostředí.

Denisa Doktoríková
Accountant, Lyreco
3.

Očistěte záznamy 

Před zahájením archivace očistěte své dokumenty (kromě svorek a sponek na papír) od euroobalů, lepicích a poznámkových bločků, odstraňte z nich nepotřebné záložky a samotné dokumenty vyberte z pořadačů, desek a šanonů. Archivační krabice by měly obsahovat pouze obaly na bázi papíru, aby se usnadnilo jejich zpracování a soubory se ochránily před poškozením. 

4.

Základem jsou krabice 

Než začnete, ujistěte se, že jsou Vaše archivační krabice odolné. "Nekvalitní krabice se často stávají obětí těžkých spisů a dokumentů a nevydrží dostatečně dlouho. 

tick

NÁŠ TIP: Archivujte ekologičtěji s recyklovatelnými krabicemi. Přestože se karton může poškodit rychleji než materiály, které nejsou na papírové bázi, zůstává tvrzený karton cenově nejvýhodnějším typem obalu. Pokud Vám záleží na udržování nízké uhlíkové stopy, nezapomeňte používat krabice z
materiálů s minimálním dopadem na životní prostředí.

Accountant, Lyreco Slovakia

Přeplněné krabice jsou úhlavním nepřítelem archivace.

Romana JANOSIKOVA
Accountant, Lyreco
5.

Vsaďte na jednoduchost 

Abyste předešli nejasnostem, připevněte pomocí průhledné přepravní pásky nebo štítkovače na přední část archivační krabice informační štítek s popisem obsahu. Pokud chcete posunout Vaši archivaci na profesionální úroveň, vytvořte si databázi záznamů, přičemž každý záznam a každá krabice musí mít jedinečné číslo (nejlépe čárový kód), podle kterého se bude daná databáze řídit.

tick

NÁŠ TIP: Vytvořte šablonu štítku s jasnými pokyny. Ujistěte se, že jsou snadno pochopitelné a přijatelné pro ostatní. Pokud jsou kolegové Vaším systémem zmateni, je pravděpodobné, že nebudou tato pravidla dodržovat. To by mohlo vést k množství vlastních systémů, kdy zaměstnanci založí dokumenty tak, jak to uznají za vhodné.

6.

Mějte vše po ruce 

Možná nebudete potřebovat své záznamy často, ale v případě, že ano, jejich vyhledání by mělo být rychlé a efektivní. Jedním z nejpodstatnějších tipů v rámci archivace je vést si záznamy o číslech archivovaných krabic, datech jejich likvidace a obsahu jednotlivých krabic.

tick

NÁŠ TIP: Pro rychlejší vyhledávání ukládejte dokumenty se souvisejícím nebo podobným obsahem společně. 

7.

Podporujte politiku čistého stolu 

Kolik dokumentů Vám projde denně rukama? Co děláte pro to, aby nevyvolaly chaos na Vašem pracovním stole? Úklid dokumentů na konci každého dne je základem politiky "čistého stolu". Nabádejte Vaše zaměstnance k průběžnému archivování vytvářením aktivních složek s nejčastěji používanými dokumenty. Takto podpoříte politiku čistého stolu a zároveň zaručíte, že Vaši kolegové mají po ruce vše potřebné. 

Documents

Archivace dokumentů

nikdy neměla být zábavná a poutavá. Každopádně je to nezbytný proces a pravděpodobně důležitější, než si většina zaměstnanců myslí. S použitím zdravého rozumu, jasných pravidel a našich tipů zvládnete archivaci bez obtíží a stresu. 

Archivujte s nadhledem a objevte množství užitečných produktů.

Archivace a GDPR

Jako dokumenty s citlivými nebo osobními údaji definujeme dokumenty, které obsahují informace, díky kterým by mohly být snadno identifikovány konkrétní osoby. Za takové informace považujeme například jméno, adresu, fotografii, e-mailovou adresu, nebo i obecné informace, které by mohly přispět k identifikaci dotčených osob

Zásady zacházení s dokumenty s citlivými nebo osobními údaji jsou následující:

  1. Ujistěte se, že údaje získáváte a zpracováváte čestně a zákonně. O shromažďování osobních údajů musí být dotyčné osoby informovány a musí vám dát souhlas. Respektujte právo lidí kdykoli se odhlásit.
  2. Ujistěte se, že uchováváte pouze údaje, které potřebujete. Údaje musí být přesné a aktuální. Když už údaje nepotřebujete, bezpečně je zlikvidujte.
  3. Udržujte údaje v bezpečí. Přístup k dokumentům by měl být limitován na povolané osoby. Práce s dokumenty by měla být monitorována pro případ, že by došlo k úniku dat nebo údajů. Informace byste měli sdílet pouze s osobami, kterým důvěřujete a máte s nimi uzavřenou řádnou písemnou dohodu. Mějte připravený plán, jak se vypořádat s případným únikem dat.
  4. Zákony ohledně uchovávání údajů a dat se upravují a doplňují. Měli byste být připraveni vypořádat se s novými úpravami a zněními GDPR a adaptovat proces nakládání s dokumenty s citlivými nebo osobními údaji.
  5. Pamatujte: GDPR se vztahuje na tištěné i elektronické údaje.

otázky o archivaci a GDPR

Dokumenty v papírové formě byste měli chránit nejen před únikem citlivých informací, ale také před mechanickým poškozením. Dokumentaci byste měli mít uloženou na místě, kde je chráněna před vlhkostí, požárem, prachem a pod.

Pákový nebo kroužkový pořadač s dokumenty vždy vložte do archivačních krabic nebo kontejnerů, ve kterých jsou chráněny před poškozením. Nezapomeňte každou krabici označit podle výše uvedených doporučení našich kolegů.

Dokumenty s citlivými nebo osobními údaji bychom neměli uchovávat déle, než je zákonem stanoveno. Po uplynutí stanovené doby je nutná úplná likvidace originálních dokumentů, jakož i jejich duplikátů. Odstranit byste měli i ty dokumenty s osobními údaji, pro jejichž uchovávání jste neobdrželi písemný souhlas dotčených osob.

Likvidací se rozumí úplné znehodnocení dokumentů s citlivými údaji takovým způsobem, že již není možné je přečíst, poskládat, reprodukovat nebo rozpoznat. K likvidaci vám nejlépe poslouží skartovače, které rozdělujeme kromě technických parametrů také podle bezpečnostních tříd. Další informace o skartovačích se můžete dočíst na naší stránce.

Pokračovat ve čtení