Archiváljon, mint egy profi: 7 hasznos tipp
Függetlenül attól, hogy melyik iparágban tevékenykedik, világszerte minden vállalat nagy mennyiségű dokumentumot állít elő és őriz meg. Minden dokumentumnak, digitális vagy papír, van egy bizonyos életciklusa: létrehozás, karbantartás, használat, tárolás, visszakeresés és megsemmisítés.
A dokumentumok archiválása elengedhetetlen annak biztosításához, hogy továbbra is megfeleljünk a követelményeknek, és bizonyítékokkal, például nyugtákkal és fizetési bizonylatokkal rendelkezzünk, ha szükséges.
Ha cége növekszik, akkor a dokumentumai is gyarapodnak
A legtöbb nagy és néhány közepes méretű vállalat kihasználja a cégen kívüli tárolási megoldások előnyeit, és kiszervezi a teljes iktatási folyamatot. Abban az esetben, ha a dokumentumok nem hagyják el a telephelyet, a helyszíni digitális szkennelés jól jön. Míg sok vállalkozás papír nélküli megoldásokra tér át, vannak olyan dolgok, amelyek továbbra is szükségessé teszik a papírhasználatot. Az alábbi cikkünk a GDPR rendeletnek megfelelő archiválás módjáról szól.
Hogyan készüljünk fel az iratok archiválására?
Első sorban oda kell figyelnünk az archiválás feladatának időbeli eloszlására, így nem érezzük magunkat túlterheltnek, és a végeredmény nem kaotikus. Ugyanilyen fontos, hogy minden szükséges eszköz kéznél legyen, és ne kényszerüljünk arra, hogy a folyamat közepén megálljunk az utánpótlás beszerzése miatt.
Fedezze fel az archiválási lehetőségeket
Nézzünk át néhány bevált gyakorlati ajánlást az iratintenzív vállalkozások, például a jog, a könyvelés és a pénzügyi irattárolási folyamat kezelésére:
Először szabaduljon meg a felesleges fájloktól
A papíralapú dokumentumok archiválása gyorsabb és egyszerűbb, ha a dokumentumok ellenőrzésével kezdi. A dokumentumokat bizonyos idő után már nem kell tárolni. Ellenőrizze a dátumokat, és dobja ki azokat az iratokat, amelyek túllépték a jogi megőrzési követelményeket.
TIPP: A dokumentumok ellenőrzését és a feleslegesek aprítását kezelje egész évben. A dokumentumok archiválásakor jelölje meg a dokumentumokat egy megsemmisítési dátummal, amikor már nem lesz rájuk szükség.
Digitalizáljon
Bár a törvény nem írja elő, érdemes-e megőriznie néhány dokumentumot. Ilyen esetben a legjobb ezeket digitalizálni, hogy felszabaduljon a tárhely, és így biztosítsa a korlátlan hozzáférést. A dokumentumok beolvashatók és tárolhatók merevlemezeken vagy a felhőben, jelszóval védve bármikor hozzáférhetők – ami hasznos lehet, különösen az otthoni munkavégzés során.
A jelenlegi gyakorlat az elektronikus archiválás kezelése. Ez a leggyorsabb és a leginkább környezetbarát módszer a dokumentumok visszakeresésére. Az aktív fájlok digitalizálása kiküszöböli az időigényes kereséseket a helyiségekben, a szekrényekben és a dobozokban, megtakarítja a költségeket és környezetbarát.
Tegye rendbe a nyilvántartásokat
Távolítsa el a függő és műanyag mappákat, iratgyűjtőket, genothermeket stb. (kivéve a kapcsokat és a tűzőkapcsokat) még az archiválás előtt. Az tárolódobozoknak csak papír- és Manila mappákat kell tartalmazniuk, hogy megkönnyítsék a feldolgozást és megvédjék a dokumentumokat a károsodástól.
A dobozok az alap
Mielőtt elkezdené, ellenőrizze, hogy a dobozai tartósak-e. Az alacsony minőségű dobozok gyakran elszakadnak az iratok és dokumentumok nehéz súlya alatt, így nem tartanak elég hosszú ideig.
TIPP: Környezetbarát tárolás az újrahasznosítható dobozokkal. A kartonok a leginkább költséghatékony konténertípusok, azonban gyorsabban károsodhatnak, mint a nem papír alapú anyagok. Az alacsony széndioxid-kibocsátás fenntartása érdekében mindenképpen használjon olyan dobozokat, amelyek minimális környezeti hatással járnak.
A lényeg az egyszerűség
A félreértések elkerülése érdekében helyezzen fel egy címkét a doboz/irat tetejére, vagy elejére egy csomagolószalag vagy egy címkenyomtató segítségével. Ahhoz, hogy profi módon archiváljon, hozzon létre egy nyilvántartást minden irattal és minden dobozzal, amelyeket jelöljön meg egyedi számmal (lehetőleg vonalkóddal).
TIPP: Hozzon létre egy címkesablont és utasításokat. Győződjön meg róla, hogy könnyen érthetők és mások számára elfogadhatók. Ha a munkatársait összekeveri ez a rendszer, akkor nagyobb valószínűséggel nem fogják követni a szabályokat. Ez oda vezethet, hogy a kollégák tetszésük szerint tárolják majd a dokumentumokat.
Tartson mindent elérhető helyen
Lehet, hogy nem lesz gyakran szüksége a nyilvántartásaira, de ha mégis, akkor azok visszakeresésének gyorsnak és hatékonynak kell lennie. Gondoskodjon az archivált dobozszámok/vonalkódok, a megsemmisítési dátumok és az egyes dobozok tartalmának nyilvántartásáról.
TIPP: A hasonló tartalmú dokumentumokat tárolja együtt, így csökkentve a kikeresési időt.
Támogassa a „tiszta asztal” politikáját
A dokumentumokat mindennap sokan használják. Mit tehetünk annak érdekében, hogy elkerüljük az íróasztalunkon keletkezett káoszt. A dokumentumok minden nap végén történő benyújtása a tiszta íróasztalokkal kapcsolatos irányelvek alapja. Az alkalmazottaknak meg kell tanulniuk az akták folyamatos használatát hozzáférhető, aktív iratmappák létrehozásával. Ez elősegíti a tiszta íróasztalok politikáját, miközben mindent elérhető helyen tartanak.
Archívum egy pillantásra
A dokumentumok iktatása soha nem jelentett szórakozást vagy izgalmat, de tárolásuk igen szükséges és valószínűleg fontosabb, mint azt a legtöbb munkatársunk gondolja. Minden cég különböző típusú dokumentációkat kezel, de ha alkalmazzuk a józan észt, a világos folyamatszabályokat és néhány fenti tippet, akkor az archiválás nehézségek és küzdelmek nélkül elvégezhető.
Az archiválás és a GDPR
A bizalmas vagy személyi adatokat tartalmazó dokumentumokat olyan dokumentumokként határozzuk meg, amelyek olyan információkat tartalmaznak, amelyek alapján könnyen azonosíthatók bizonyos személyek. Ilyen információnak tekintjük például a nevet, címet, fényképet, e-mail címet vagy akár olyan általános információkat, amelyek hozzájárulhatnak az érintettek azonosításához.
A bizalmas vagy személyes adatokat tartalmazó dokumentumok kezelési alapelvei:
- Az adatkezelőnek meg kell győződnie róla, hogy az adatokat tisztességesen és jogszerűen kezeli. Az érintetteket tájékoztatni kell a személyes adatok gyűjtéséről, amihez hozzájárulásukat kell adniuk. Tartsa tiszteletben az emberek azon jogát, hogy bármikor visszavonhassák hozzájárulásukat.
- Az adatkezelőnek meg kell győződnie róla, hogy csupán azokat az adatokat tárolja, amelyekre szüksége van. Az adatoknak pontosnak és naprakésznek kell lenniük. Ha már nincs szüksége az adatokra, semmisítse meg azokat biztonságosan.
- Tartsa az adatokat biztonságban. A dokumentumokhoz való hozzáférést az arra jogosult személyekre kell korlátozni. A dokumentumokkal végzett munkát figyelemmel kell kísérni arra az esetre, ha adatszivárgás vagy adatvesztés történne. Csak olyan személyekkel osszon meg információkat, akikben megbízik, és akikkel megfelelő írásbeli megállapodást kötött. Legyen terve egy esetleges adatszivárgás kezelésére.
- Az adatmegőrzésre és az adattárolásra vonatkozó törvények időnként módosításra és kiegészítésre kerülnek. Fel kell készülnie a GDPR új módosításainak és változásainak a kezelésére és igazítsa ki a bizalmas vagy személyes adatokat tartalmazó dokumentumok kezelésének folyamatát.
- Ne feledje: A GDPR a nyomtatott és elektronikus adatokra egyaránt vonatkozik.
3 kérdés az archiválásról és a GDPR-ról
A papíralapú dokumentumokat nemcsak a bizalmas információk kiszivárgásától, hanem a mechanikai sérülésektől is védeni kell. Dokumentációját olyan helyen kell tárolnia, ahol védve van a nedvességtől, tűztől, portól stb.
A dokumentumokat tartalmazó karos- vagy gyűrűs iratrendezőket mindig helyezze el archiváló dobozokban vagy -konténerekben, amelyekben a sérülésektől védettek. Az egyes dobozokat ne felejtse el felcímkézni, a kollégáink által a fentiekben ajánlott módon.
A bizalmas, vagy személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat nem szabad a törvény által előírtnál hosszabb ideig tárolni. A meghatározott időszak lejárta után az eredeti dokumentumokat és azok másodpéldányait teljes mértékben meg kell semmisíteni. Azokat a személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat is törölnie kell, amelyekhez nem kapta meg az érintettek írásbeli hozzájárulását.
A megsemmisítés az érzékeny adatokat tartalmazó dokumentumok teljes körű megsemmisítését jelenti oly módon, hogy azokat többé ne lehessen elolvasni, összerakni, felújítani vagy felismerni. Az iratmegsemmisítésre azok az iratmegsemmisítők a legalkalmasabbak, amelyeket a műszaki paramétereken kívül biztonsági osztályokba is besoroltunk. Tudjon meg többet az iratmegsemmisítőkről a weboldalunkon.
Olvasás folytatása
Az ORION Home Supplies egyszerűsített rendelést és termékszállítást biztosít üzleteibe
4 tipp, hogyan spórolhat az áremelés időszakában
