Filing

Archiváljon, mint egy profi: 7 hasznos tipp

Függetlenül attól, hogy melyik iparágban tevékenykedik, világszerte minden vállalat nagy mennyiségű dokumentumot állít elő és őriz meg. Minden dokumentumnak, digitális vagy papír, van egy bizonyos életciklusa: létrehozás, karbantartás, használat, tárolás, visszakeresés és megsemmisítés. A dokumentumok archiválása elengedhetetlen annak biztosításához, hogy továbbra is megfeleljünk a követelményeknek, és bizonyítékokkal, például nyugtákkal és fizetési bizonylatokkal rendelkezzünk, ha szükséges. 

Ha cége növekszik, akkor a dokumentumai is gyarapodnak

A legtöbb nagy és néhány közepes méretű vállalat kihasználja a cégen kívüli tárolási megoldások előnyeit, és kiszervezi a teljes iktatási folyamatot. Abban az esetben, ha a dokumentumok nem hagyják el a telephelyet, a helyszíni digitális szkennelés jól jön. Míg sok vállalkozás papír nélküli megoldásokra tér át, vannak olyan dolgok, amelyek továbbra is szükségessé teszik a papírhasználatot. 

Hogyan készüljünk fel az iratok archiválására? 

Első sorban oda kell figyelnünk az archiválás feladatának időbeli eloszlására, így nem érezzük magunkat túlterheltnek, és a végeredmény nem kaotikus. Ugyanilyen fontos, hogy minden szükséges eszköz kéznél legyen, és ne kényszerüljünk arra, hogy a folyamat közepén megálljunk az utánpótlás beszerzése miatt. 

Nézzünk át néhány bevált gyakorlati ajánlást az iratintenzív vállalkozások, például a jog, a könyvelés és a pénzügyi irattárolási folyamat kezelésére:

1.

Először szabaduljon meg a felesleges fájloktól 

A papíralapú dokumentumok archiválása gyorsabb és egyszerűbb, ha a dokumentumok ellenőrzésével kezdi. A dokumentumokat bizonyos idő után már nem kell tárolni. Ellenőrizze a dátumokat, és dobja ki azokat az iratokat, amelyek túllépték a jogi megőrzési követelményeket. 

tick

TIPP: A dokumentumok ellenőrzését és a feleslegesek aprítását kezelje egész évben. A dokumentumok archiválásakor jelölje meg a dokumentumokat egy megsemmisítési dátummal, amikor már nem lesz rájuk szükség. 

2.

Digitalizáljon

Bár a törvény nem írja elő, érdemes-e megőriznie néhány dokumentumot. Ilyen esetben a legjobb ezeket digitalizálni, hogy felszabaduljon a tárhely, és így biztosítsa a korlátlan hozzáférést. A dokumentumok beolvashatók és tárolhatók merevlemezeken vagy a felhőben, jelszóval védve bármikor hozzáférhetők – ami hasznos lehet, különösen az otthoni munkavégzés során. 

Accountant, Lyreco Slovakia

A jelenlegi gyakorlat az elektronikus archiválás kezelése. Ez a leggyorsabb és a leginkább környezetbarát módszer a dokumentumok visszakeresésére. Az aktív fájlok digitalizálása kiküszöböli az időigényes kereséseket a helyiségekben, a szekrényekben és a dobozokban, megtakarítja a költségeket és környezetbarát.

Denisa Doktoríková
Accountant, Lyreco
3.

Tegye rendbe a nyilvántartásokat 

Távolítsa el a függő és műanyag mappákat, iratgyűjtőket, genothermeket stb. (kivéve a kapcsokat és a tűzőkapcsokat) még az archiválás előtt. Az tárolódobozoknak csak papír- és Manila mappákat kell tartalmazniuk, hogy megkönnyítsék a feldolgozást és megvédjék a dokumentumokat a károsodástól. 

4.

A dobozok az alap 

Mielőtt elkezdené, ellenőrizze, hogy a dobozai tartósak-e. Az alacsony minőségű dobozok gyakran elszakadnak az iratok és dokumentumok nehéz súlya alatt, így nem tartanak elég hosszú ideig.

tick

TIPP: Környezetbarát tárolás az újrahasznosítható dobozokkal. A kartonok a leginkább költséghatékony konténertípusok, azonban gyorsabban károsodhatnak, mint a nem papír alapú anyagok. Az alacsony széndioxid-kibocsátás fenntartása érdekében mindenképpen használjon olyan dobozokat, amelyek minimális környezeti hatással járnak. 

Accountant, Lyreco Slovakia

A dobozok túlterhelése az archiválás legfőbb ellensége.

Romana JANOSIKOVA
Accountant, Lyreco
5.

A lényeg az egyszerűség 

A félreértések elkerülése érdekében helyezzen fel egy címkét a doboz/irat tetejére, vagy elejére egy csomagolószalag vagy egy címkenyomtató segítségével. Ahhoz, hogy profi módon archiváljon, hozzon létre egy nyilvántartást minden irattal és minden dobozzal, amelyeket jelöljön meg egyedi számmal (lehetőleg vonalkóddal). 

tick

TIPP: Hozzon létre egy címkesablont és utasításokat. Győződjön meg róla, hogy könnyen érthetők és mások számára elfogadhatók. Ha a munkatársait összekeveri ez a rendszer, akkor nagyobb valószínűséggel nem fogják követni a szabályokat. Ez oda vezethet, hogy a kollégák tetszésük szerint tárolják majd a dokumentumokat.  

6.

Tartson mindent elérhető helyen 

Lehet, hogy nem lesz gyakran szüksége a nyilvántartásaira, de ha mégis, akkor azok visszakeresésének gyorsnak és hatékonynak kell lennie. Gondoskodjon az archivált dobozszámok/vonalkódok, a megsemmisítési dátumok és az egyes dobozok tartalmának nyilvántartásáról. 

tick

TIPP: A hasonló tartalmú dokumentumokat tárolja együtt, így csökkentve a kikeresési időt. 

7.

Támogassa a „tiszta asztal” politikáját 

 A dokumentumokat mindennap sokan használják. Mit tehetünk annak érdekében, hogy elkerüljük az íróasztalunkon keletkezett káoszt. A dokumentumok minden nap végén történő benyújtása a tiszta íróasztalokkal kapcsolatos irányelvek alapja. Az alkalmazottaknak meg kell tanulniuk az akták folyamatos használatát hozzáférhető, aktív iratmappák létrehozásával. Ez elősegíti a tiszta íróasztalok politikáját, miközben mindent elérhető helyen tartanak. 

Documents

Archiváljon, mint egy profi

A dokumentumok iktatása soha nem jelentett szórakozást vagy izgalmat, de tárolásuk igen szükséges és valószínűleg fontosabb, mint azt a legtöbb munkatársunk gondolja. Minden cég különböző típusú dokumentációkat kezel, de ha alkalmazzuk a józan észt, a világos folyamatszabályokat és néhány fenti tippet, akkor az archiválás nehézségek és küzdelmek nélkül elvégezhető. 

Archiváljon egyszerűen, és fedezze fel az archiválási lehetőségeket.

Olvasás folytatása