Filing

Archivujte ako profesionál: 7 užitočných tipov

Bez ohľadu na odvetvie biznisu, všetky spoločnosti na svete generujú aj udržiavajú rozsiahle množstvo dokumentov. Každý dokument, digitálny alebo papierový, prechádza svojim životným cyklom: jeho vytvorenie, údržba, používanie, skladovanie, vyhľadávanie a likvidácia. Archivácia dokumentov, nech už je akákoľvek zložitá, je nevyhnutná z legálneho hľadiska a aj v prípade potreby dôkazov, ako sú potvrdenky alebo výplatné pásky.

S rastom podnikania rastie aj množstvo dokumentov - kumulatívnou rýchlosťou

Väčšina veľkých a niektorých stredne veľkých spoločností využíva úložné riešenia poskytované mimo firmy a outsourcing celého procesu archivácie. Ak však dokumenty nesmú opustiť vaše priestory, odpoveďou je digitálne skenovanie. Aj keď veľa firiem prechádza na digitálne riešenia (bez dokumentov v papierovej podobe), existujú niektoré procesy, ktoré si stále nevyhnutne vyžadujú použitie papiera.    

Ako sa pripraviť na archiváciu záznamov? 

V prvom rade by sme mali klásť dôraz na rozloženie úlohy archivácie v čase. Základom je necítiť sa pod tlakom, aby konečný výsledok nebol chaotický. Rovnako dôležité je mať po ruke všetky potrebné veci, aby ste neboli nútení zastaviť sa uprostred procesu a doplniť si zásoby.  Nižšie prinášame niekoľko odporúčaní, tipov a trikov k archivácii z „dokumentami zavalených“ odvetví, ako sú právo, účtovníctvo a financie:

1.

Najskôr sa zbavte nepotrebných súborov 

Archivácia papierových dokumentov je rýchlejšia a ľahšia, keď začnete ich auditom. Akonáhle sú dokumenty staré niekoľko rokov, často ich už nie je potrebné ukladať. Skontrolujte dátumy a vyraďte súbory, ktoré prekročili zákonné požiadavky na uchovanie. 

tick

NÁŠ TIP: Vykonávajte audity a skartácie nepotrebných dokumentov po celý rok. Pri archivácii označte dokumenty dátumom, kedy už nebudú potrebné. 

2.

Digitalizujte 

Niektoré dokumenty si môžete uschovať, aj keď to nevyžaduje zákon. V takom prípade je najlepšie ich digitalizovať, aby ste uvoľnili úložný priestor a zabezpečili k nim neobmedzený prístup. Dokumenty je možné skenovať a ukladať na pevné disky alebo do cloudu a kedykoľvek k nim získať prístup - čo prichádza vhod, najmä pri práci z domácej kancelárie.

Accountant, Lyreco Slovakia

Aktuálnym trendom je archivovať elektronicky. Je to najrýchlejší a najekologickejší spôsob nakladania s dokumentami. Digitalizácia aktívnych súborov eliminuje časovo náročné prehľadávanie miestností, skriniek a škatúľ, šetrí náklady a životné prostredie.

Denisa Doktoríková
Accountant, Lyreco
3.

Očistite záznamy 

Pred začatím archivácie, očistite svoje dokumenty (okrem svoriek a sponiek na papier) od euroobalov, lepiacich a poznámkových bločkov, odstráňte z nich nepotrebné záložky a samotné dokumenty vyberte zo zakladačov, dosiek a šanónov. Archivačné škatule by mali obsahovať len obaly na báze papieru, aby sa uľahčilo ich spracovanie a súbory sa ochránili pred poškodením. 

4.

Základom sú krabice 

Skôr ako začnete, uistite sa, že sú vaše archivačné krabice odolné. Nekvalitné škatule sa často stávajú obeťou ťažkých spisov a dokumentov a nevydržia dostatočne dlho.

tick

NÁŠ TIP: Archivujte ekologickejšie s recyklovateľnými krabicami. Napriek tomu, že sa kartón môže poškodiť rýchlejšie ako materiály, ktoré nie sú na papierovej báze, ostáva tvrdený kartón cenovo najvýhodnejším typom obalu. Ak vám záleží na udržiavaní nízkej uhlíkovej stopy, nezabudnite používať krabice s minimálnym dopadom na životné prostredie. 

Accountant, Lyreco Slovakia

Preplnené krabice sú úhlavným nepriateľom archivácie.

Romana JANOSIKOVA
Accountant, Lyreco
5.

Stavte na jednoduchosť 

Aby ste predišli nejasnostiam, pripevnite na prednú časť archivačnej krabice informačný štítok pomocou priehľadnej prepravnej pásky alebo štítkovača. Ak chcete posunúť vašu archiváciu na profesionálny level, vytvorte si databázu záznamov, pričom každý záznam a každá krabica musí mať jedinečné číslo (najlepšie čiarový kód) podľa čoho sa bude daná databáza riadiť. 

tick

NÁŠ TIP: Vytvorte šablónu štítku s jasnými pokynmi. Uistite sa, že sú ľahko pochopiteľné a prijateľné pre ostatných. Ak sú kolegovia vaším systémom zmätení, je pravdepodobné, že nebudú tieto pravidlá dodržiavať.
To by mohlo viesť k množstvu vlastných systémov, kedy zamestnanci odložia dokumenty tak, ako to uznajú za vhodné. 

6.

Majte všetko po ruke 

Možno nebudete potrebovať svoje záznamy často, no v prípade že áno, ich vyhľadanie by malo byť rýchle a efektívne. Jedným z najpodstatnejších tipov v rámci archivácie, je viesť si záznamy o číslach archivovaných škatúľ, dátumoch ich likvidácie a obsahu jednotlivých krabíc.  

tick

NÁŠ TIP: Pre rýchlejšie vyhľadávanie ukladajte dokumenty so súvisiacim alebo podobným obsahom spolu. 

7.

Podporujte politiku čistého stola 

Koľko dokumentov vám prejde denne rukami? Čo robíte pre to, aby nevyvolali chaos na vašom pracovnom stole? Upratanie dokumentov na konci každého dňa je základom politiky „čistého stola“. Nabádajte vašich zamestnancov k priebežnému archivovaniu, vytváraním aktívnych priečinkov s najčastejšie používanými dokumentami. Takto podporíte politiku čistého stola a zároveň zaručíte, že vaši kolegovia majú po ruke všetko potrebné.

Documents

Archivácia dokumentov

nikdy nemala byť zábavná a pútavá. Každopádne, je to nevyhnutný proces a pravdepodobne dôležitejší, ako si väčšina zamestnancov myslí. S použitím zdravého rozumu, jasných pravidiel a našich tipov, 
zvládnete archiváciu bez ťažkostí a stresu. 

Archivujte s nadhľadom a objavte množstvo užitočných produktov.

Pokračovať v čítaní