Poikkeuksellinen kevät – mitä tästä opimme?

Kevään ajan olemme eläneet samaan aikaan täysin uudessa tilanteessa ja melkoisessa epävarmuudessa. Lyreco on kansainvälinen konserni, ja täällä Suomessa olemme seuranneet tarkasti tilannetta myös muissa maissa. Monin paikoin olemme päässeet vähällä verrattuna useimpiin eurooppalaisiin kollegoihimme. Silti tilanne on täälläkin ollut monille yrityksille ja työntekijöille haastava. 

Keskustelimme Lyrecon toimitusjohtaja Harri Heleniuksen kanssa poikkeuksellisesta keväästä ja tulevaisuuden uudesta normaalista.

”Kriisitilanne iski päälle lopulta nopeammin kuin osasimme arvatakaan. Muistan laittaneeni maaliskuun 16. päivä poissaoloviestin sähköpostiini klo 8:30 talvilomani vuoksi, mutta poistin sen jo alle kahden tunnin päästä, sillä tilanne oli jo niin hektinen”, muistelee Helenius. 

Koronapandemia sai ihmiset siirtymään nopeasti etätyön pariin, ja Suomi onkin ollut etätyön osalta Euroopan kärkimaa. EU:n elin- ja työolojen kehittämisvirasto Eurofound teki hiljattain verkkokyselyn, jossa kysyttiin muun muassa, ovatko ihmiset siirtyneet työskentelemään kotoa käsin Covid19- tilanteen vuoksi. Suomalaisista 59 prosenttia vastasi kyllä. Monelle etätyö on ollut uusi tapa työskennellä, ja se on vaatinut paljon uuden oppimista sekä työntekijöiltä että esimiehiltä. 

”Etätöihin siirryttäessä teknologian omaksuminen vei aikansa. Alussa jokaisessa etäpalaverissa meni ensimmäiset 10 minuuttia siihen, että kaikki saivat välineensä toimimaan. ”Kuuletteko minua?” oli vakiolause jokaisen palaverin alussa, ja sitä kuuli useammalta henkilöltä. Nyt tilanne on aivan toinen, sillä olemme oppineet monipuolisesti hyödyntämään työvälineitämme ja käytössämme olevia ohjelmia. Olemme myös oppineet, kuinka hyödyntää paremmin webinaareja ja etäpalavereita.”, kertoo Helenius. 

Sisäinen viestintä on noussut pandemian aikana useimmissa yrityksissä yhdeksi tärkeimmiksi koetuista asioista. Kotona työskentelevät ihmiset kaipaavat epävarmassa tilanteessa selkeää, avointa ja säännöllistä viestintää. Avoimuus luo turvaa ja rauhoittaa mieltä. 

”Epävirallinen viestintä on vähentynyt ja se on hyvä, koska nyt kaikki saavat saman tiedon samaan aikaan. Niin sanottuja käytäväkeskusteluja tai rikkinäistä puhelinta ei ole. Aiemmin järjestimme henkilöstöinfon kerran kuukaudessa, ja niissä on ollut läsnä noin 70 ihmistä. Nyt olemme pitäneet henkilöstöinfoja kahden viikon välein, ja seuraamassa on aina yli 120 henkilöä. Ihmisille on entistä tärkeämpää kuulla mitä tapahtuu, jolloin viestintää otetaan selvästi paremmin myös vastaan. Ihmiset haluavat myös itse kommunikoida enemmän. Sähköpostiviestintä on siirtynyt Teamsiin, joka on tehnyt viestinnästä henkilökohtaisempaa ja välittömämpää. Tulemme varmasti viestimään henkilöstöllemme nyt koeponnistetuilla hyvillä metodeilla, eli Teamsin avulla webinaareja hyödyntäen, myös tulevaisuudessa.  

Jotta tieto välittyy mahdollisimman nopeasti ja tarkasti, olemme perustaneet erilaisia työryhmiä, kuten koronaryhmän ja kriisiryhmän. Koronaryhmään kokosimme edustajia kaikista yrityksen toiminnoista. Ryhmässä käymme läpi päivittäisiä asioita sekä tekemistä ja laadimme niistä aina tiedotteen koko henkilöstölle ikään kuin tilannepäivityksenä. Kriisiryhmä on pienempi taho, joka ratkaisee kriittisiä asioita ripeästi, vähän kuin nopean toiminnan joukot”, Helenius summaa.

Poikkeustilanne on vaikuttanut yrityksiin toimialakohtaisesti hyvin eri tavoin. Esimerkiksi ravintolat, hotellit ja matkailuala ovat kärsineet tilanteesta pahasti, sillä useat toimijat ovat joutuneet pitämään rajoitusten takia ovensa pitkään kiinni.

Sen sijaan mm. pankki- ja rahoitusala sekä monet verkkokaupat ovat selvinneet tilanteesta verrattain vähin vaurioin. Monissa yrityksissä toimintaa on myös kehitetty vastaamaan paremmin uuden tilanteen vaatimuksia.

”Olemme toimineet alusta asti henkilöstömme turvallisuus ja viestintä edellä. Ryhdyimme myös tutkimaan markkinoita ja uudistamaan toimintaamme. Olemme aina olleet myyntivetoinen organisaatio, mutta korona on tuonut ainakin väliaikaisesti uusia tuulia myös siihen. Päädyimme nimittäin yllättäen tilanteeseen, jossa metsästimme tuotteita ympäri maailman asiakkaidemme kaivatessa isoja kertaeriä menekkituotteista, kuten käsidesistä ja hengityssuojaimista. Ostotoiminnan merkitys korostui, kun tuotteet myivät osittain itse itseään. Jatkossakin tulemme panostamaan yhä vahvemmin siihen, että asiakkaamme saavat meiltä oikeat tuotteet oikeaan aikaan ja oikeaan hintaan.

Meille on ollut aina tärkeää olla joustava ja ketterä toimija sekä omaksua nopeasti uutta. Asiakkaidemme toiveiden mukaisesti loimme mm. kotitoimituspalvelun, jota Lyreco-konserni tarjoaa ympäri maailman. Pandemian alkaessa kaikki eivät olleet valmiina etätyötä varten, ja monet ovat joutuneet työskentelemään puutteellisilla työvälineillä. Tilanteen epävarmuus loi yrityksissä paineen hillitä hankintoja kevään aikana, mutta nyt tilanne on jo toinen. Yrityksissä ymmärretään nyt entistä paremmin henkilöstön tarpeet etätyön osalta ja suunnitellaan parhaillaan tarvikkeiden hankintaa. Meiltä löytyy tähän valmiit ratkaisut, joten voimme pitää kiinni sitoumuksestamme olla asiakkaillemme kumppani kaikissa tilanteissa.”, kertoo Helenius.

Rajoituksia on viime viikkoina poistettu ja Suomen Covid19 -tilanne vaikuttaa ainakin väliaikaisesti laantuneen. Elämä tuntuu jo normaalimmalta, mutta aika näyttää, mitä tulevaisuus tuo tullessaan. Monissa yrityksissä kesä sujuu vielä maltillisesti etätöiden ja kesälomien parissa, mutta sen jälkeen monilla työpaikoilla on suunnitelmissa henkilöstön paluu toimistoille. Omalle henkilöstöllemme ja asiakkaillemme tehtyjen kyselyiden mukaan työpaikalle palaaminen huolestuttaa monia ja tuntuu turvattomalta. Useat yritykset kaipasivat myös valmista ratkaisua helpottamaan henkilöstön paluuta normaalimpaan työarkeen.

”Haluamme auttaa asiakkaitamme ja heidän henkilöstöään olemaan turvassa heidän palatessaan normaalimpaan arkeen. 
Tässä auttaaksemme kuuntelimme asiakkaidemme tarpeita ja kehitimme We Care -pakkauksen. Pakkaus sisältää jokaiselle toimialalle sopivat perustuotteet turvalliseen kanssakäymiseen. 

Yhdessä pakkaukseen merkittyjen hygienia- ja turvaväliohjeistusten kanssa luodaan hyvä perusta jokaisen terveydelle ja hyvinvoinnille. 
We Care toimii ikään kuin aloituspakkauksena uuteen normaaliin. 

Tämä on Suomessa meidän oloihimme kehitetty pakkaus, mutta myös muissa Lyreco-maissa on kehitetty vastaavia tuotteita. Olemme jakaneet pakkaukset myös omalle henkilöstöllemme, jotta he voisivat tulla turvallisesti takaisin töihin toimistolle.”, Helenius vakuuttaa.

Etätyöpolitiikan luomisen tarve korostuu tulevaisuudessa lähes kaikilla työpaikoilla, sillä etätyö tulee jäämään osaksi monen arkea. Lyrecolla teetettiin toimiston ja myynnin henkilöstölle kysely, jonka myötä suurin osa työntekijöistä olisi jatkossakin halukas tekemään etätöitä 1-3 päivää viikossa. Joillekin toimisto tarjoaa energiaa ja keskittymistä, mutta toisilla työtehtävät sujuvat paremmin ja tehokkaammin kotoa käsin. Mahdollisuus etätyöhön pitää miettiä myös tehtävien soveltuvuuden mukaan, sillä kaikkea työtä ei voi tehdä etänä. Etätyössä tärkeää ovat ennen kaikkea molemminpuolinen luottamus ja selkeät, yhdessä esimiehen kanssa sovitut tavoitteet ja työtehtävät.

Tekemämme asiakaskyselyn mukaan monet yritykset tulevat rajoittamaan ulkopuolisten henkilöiden vierailuja tiloissaan. Näin ollen myös suuri osa fyysisistä tapaamisista yhteistyökumppaneiden kanssa tulevat oletettavasti muuttumaan etäpalavereiksi. Yhdessä etätyön lisääntymisen kanssa tämä tulee muuttamaan myös yritysten tilojen käyttöä ja tarvetta. Tiloja tarvitaan yhä niille, jotka eivät voi tai halua työskennellä etänä. Lisäksi ihmiset kaipaavat jatkossakin kohtaamisia kollegoiden kanssa, ja tapaamisille on hyvä olla soveltuvat tilat jatkossakin.  

Lopuksi Harri Helenius kertaa vielä yhteenvetona:

Tästä keväästä olemme oppineet kolme asiaa: 

1. avoin viestintä samanaikaisesti koko henkilöstölle on ensisijaisen tärkeää, 
2. jokainen tarvitsee oikeanlaiset työvälineet riippumatta siitä, missä töitä tekee 
3. turvallinen työympäristö on kaikkien etuoikeus. Turvalliseen työympäristöön kuuluu hyvä siivouksen taso, riittävä käsihygienia, sairastuessa kotiin jääminen välittömästi ja henkilöstön kokonaisvaltaisesta hyvinvoinnista huolehtiminen

Krista Vallinrinne

OFFICE ENABLER