Back
Find your career possibilities

Bid Coordinator

At Lyreco we all share a common goal to strive for passion, excellence, respect and agility. We are proud to be the European leader and the third largest distributor of workplace products and services in the world
We are committed to the development of our employees and we aim to achieve that by creating a culture that inspires and empowers.

Are you seeking a new challenge? This offer might be for you!

Wij zijn op zoek naar een gepassioneerde Bid & Tender Coördinator die ons team komt versterken. Ben jij klaar voor een boeiende functie in een fijn team waar plannen en coördineren centraal staan? Check!

Hoe ziet je dag eruit?

  • Aanbestedingen, tenders & bids zijn essentieel voor de groei van de organisatie, daarom doen wij mee aan alle kansrijke opportuniteiten, en dit vooral om te winnen!

  • Het doel is om de beste kwaliteit te leveren, dit in de algemene dienstverlening van het Bids & Tenders team, maar als Bid Coördinator vooral in de algemene coördinatie van bids, tenders & aanbestedingen.

  • Met vele lopende opportuniteiten, en ettelijke mooie opportuniteiten voor de deur, zoeken wij een ervaren Bid Coördinator die ons toffe Bids & tenders team versterkt en zo mee onze winkansen doet vergroten. Dit voor opportuniteiten in zowel België, Nederland als Luxemburg. 

  • Aankomende jaren is onze pipeline meer dan goed gevuld. Zo staan er meerdere publieke en private aanbestedingen van aanzienlijke omvang en complexiteit op de planning. Hier focussen we met het team op aanbestedingen van universiteiten, gemeenten, provincies, zorginstellingen, nutsbedrijven maar ook grote tot multinationale commerciële bedrijven.

Wat betekent dit nu concreet voor de job zelf? 

  • Als bid coördinator ben jij een integraal onderdeel van het Benelux Bids & Tenders team waar Je rapporteert aan de Head of Bids & Tenders Benelux

  • Je bent bij elke opportuniteit betrokken, van A tot Z.

  • Samen met de rest van de teamleden, werk en bepaal je mee de beantwoordingsstrategie. Dit in nauwe samenwerking met onze sales collega’s en eventuele andere departementen.  

  • Je bent primair verantwoordelijk voor de coördinatie van de procedurele zaken binnen het bid/tender proces. Je bouwt specialistische kennis op over aanbestedingen, tenderprocedures en je bent het centrale aanspreekpunt in het tender/bid/aanbestedingsproces.

  • Je werkt intensief samen met de Bid manager die eindverantwoordelijk is voor de aanbestedingen / Tender / Bid.

  • Je werkt als een spin in het web waar je de lijnen uitzet in de organisatie, mee helpt de deadlines te bewaken, coördineert (interne) meetings en zorgt ervoor dat iedereen die meewerkt op de hoogte is van alle relevante informatie om snel tot gedegen keuzes te komen.

  • Je bewaakt hierin de kaders van de tender en bent sparringpartner voor de andere leden van het Bids & Tenders team om zodoende gezamenlijk tot beslissingen te komen.

  • Van een beetje tijdsdruk word je niet bang en als het echt nodig is, doe je die “extra mile” om die belangrijke tender tijdig en goed in te dienen.

  • Je haalt er voldoening uit om processen tot een goed einde te brengen want je weet dat dankzij jou alle documenten compleet zijn en alle vinkjes zijn gezet.

  • Je werkt met diverse tendersystemen (o.a. TenderNed, Mercell, E-procurement, Negometrix, CTM en Ariba)

  • Je zorgt voor de screening van tenders op algemene, procedurele, formele en juridische zaken waar dan de coördinatie van diverse zaken key is (oa formele en algemene documenten; ondertekening, indiening, tijdslijnen, etc)

  • Voor indiening, zorg jij voor de finale check op de juistheid & compleetheid van alle documenten.

  • Voor gewonnen als niet-gewonnen tenders/aanbestedingen werk je mee aan de nabesprekingen en mogelijke verbeter punten voor de toekomst.

Wie zoeken wij?

  • Jij bent een ervaren coördinator en plannen is helemaal je ding. 

  • Je bent als geen ander in staat om prioriteiten te stellen en hoofd- van bijzaken te scheiden. Jij plant alles en gaat bij voorkeur projectmatig te werk. Zodra er een deadline in zicht komt, houd jij je hoofd boven water want werken onder druk kan jij als geen ander.

  • Je bent niet bang om zelf initiatief te nemen en je hebt veel verantwoordelijkheidsgevoel.

  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (Of franse) en een goede beheersing van de Engelse taal.

  • Je werkt nauwkeurig met oog voor detail en je hebt bij voorkeur ervaring met het proeflezen van complexe documenten.

  • Je hebt meer affiniteit met het managen van de tender/bid/aanbesteding, dan met het schrijven van tenderteksten.

  • Je bent een echte team player met goede interpersoonlijke vaardigheden, werkt graag met deadlines en vindt het prettig om feedback te geven én te krijgen.

  • Je beschikt over de juiste vaardigheden om te werken met Office 365 en ervaring met de diverse tendersystemen is zeker een plus.

  • Je hebt enige affiniteit met sales en de coördinatie van tenders/aanbestedingen;

  • Je werkt vanuit thuis of een van onze kantoren in de Benelux en beschikt over een rijbewijs B.

  • Je bent bereid om te reizen voor team meetings, vergaderingen of meetings met de rest van het team en de manager.

Wat bieden wij?

  • Een dynamische en enthousiaste werkomgeving.

  • Een voltijdse en afwisselende job in een goed georganiseerd en gestructureerd internationaal bedrijf.

  • Een marktconforme verloning.

  • Een ruim opleidingspakket om jou als lid van de Lyreco familie verder te ontwikkelen.

  • De mogelijkheid tot doorgroeien.

  • Een makkelijk bereikbaar kantoor (ook via het openbaar vervoer).

(BE kandidaat)

  • 20 wettelijke vakantiedagen en de mogelijkheid tot het vergaren van 6 extralegale verlofdagen (indien werknemer niet arbeidsongeschikt is).

  • Extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, ecocheques, groeps- en hospitalisatieverzekering.  

(NL kandidaat)

  • 25 vakantiedagen + 7 ATV-dagen.

  • Een collectieve zorgverzekering & goede pensioenregeling.