Apprendre à archiver: améliorez votre efficacité
Améliorez l’efficacité de votre archivage avec Lyreco
Des espaces d’archivage qui débordent, des dossiers surchargés, des systèmes de codage différents - et puis vous avez besoin de ce document dont personne ne sait où il a atterri. Cela vous dit quelque chose ? L’archivage est un art, et pourtant de nombreuses entreprises ne prennent pas le temps de s’y investir réellement. Pourtant, des archives structurées vous aident à garder votre bureau en ordre, à retrouver rapidement les documents et à éviter des travailleurs frustrés. Ce qui permet d’économiser beaucoup de temps et d’argent. Est-il temps de faire un grand nettoyage dans votre entreprise également ? Chez Lyreco, vous trouverez tous les produits dont vous avez besoin pour un rangement et un archivage efficaces de vos documents. Que vous en ayez besoin tous les jours ou non.
Une archive n’est pas l’autre
Tous les documents ne peuvent pas être numérisés. De nombreuses entreprises disposent encore d’archives papier, et ces archives sont souvent un élément essentiel de leur bon fonctionnement. C’est pourquoi il est important d’avoir une structure claire et de ranger les documents en respectant une certaine logique. Il y a aussi des archives papier au bureau ? Tout d’abord, faites la distinction entre les documents dont vous avez besoin tous les jours, les archives que vous consultez occasionnellement et les grandes archives qui remontent à des années. Chacune de ces archives est utilisée différemment et nécessite donc une approche différente. Chez Lyreco, vous trouverez des solutions d’archivage intelligentes pour l’ensemble du cycle de vie des documents : des dossiers pratiques aux boîtes d’archives durables, en passant par des destructeurs de papier efficaces. De plus, nous aimerions réfléchir avec vous à une organisation encore plus efficace de vos archives. C’est pourquoi nous avons rassemblé nos meilleurs conseils pour chaque phase d’archivage.
1. CLASSIFICATION DYNAMIQUE
Pour les documents qui sont souvent consultés et même occasionnellement utilisés en déplacement - comme les dossiers dans les entrepôts, les cabi-nets médicaux et les écoles - il est bon de les conserver dans des dossiers en plastique solide. Ils sont lavables, résistants à l’humidité et moins susceptibles de se déteriorer que leurs homologues en carton. Veillez également à ce que les dossiers soient faciles à ouvrir et choisissez, par exemple, des classeurs à levier. Ainsi, tous les documents peuvent être consultés rapidement et facilement -pour moins de frustration et plus de productivité.
Pratique pour transporter plusieurs dossiers en toute sécurité et facilement !
#ASTUCES
Prévoyez une étiquette imprimée pour chaque dossier afin d’éviter les notes difficiles à lire et pour que tout soit uniforme. Il peut être utile de copier les titres des étiquettes dans un document Excel : vous gardez ainsi une vue d’ensemble de tous les dossiers de vos archives.
2. CLASSIFICATION ET ARCHIVAGE SEMI-STATISTIQUE
Est-il temps de prévoir un rangement de plus longues durées pour les documents que vous utilisez tous les jours ? Si c’est le cas, réfléchissez à la manière dont vous le faites et aux matériaux que vous utilisez. Il est souvent judicieux de réutiliser le dossier contenant les fichiers dynamiques pour les nouveaux documents et de choisir une solution plus durable pour l’archive semi-statique. Vous éviterez ainsi à la longue les dossiers qui s’affaissent, tombent et se mélangent. Il peut également être judicieux d’introduire un code couleur, par exemple en utilisant des boîtes, des dossiers ou des autocollants de couleur. En indiquant certaines catégories par des couleurs spécifiques, vous pouvez trouver des documents rapidement et facilement, quelle que soit la complexité ou l’étendue de vos archives.
Chez Lyreco, vous trouverez une large gamme de produits de diff érentes couleurs, des dossiers subdivisés aux pochettes coin, étiquettes, feutres, papier, intercalaires et autocollants.
#ASTUCES
Prévoyez toujours suffisamment de dos-siers d’archives en stock et à portée de main. De la sorte, chacun peut immédiatement tout ranger proprement et vous évitez que les documents ne se retrouvent dans une pile désordonnée.
3. CLASSIFICATION ET ARCHIVAGE STATIQUE
Les dossiers qui ne sont pas souvent consultés risquent d’être traités à la légère : les archives statiques sont souvent entassées dans des endroits difficiles d’accès et où l’espace de travail est réduit. Ce n’est pas ergonomique ni efficace pour les travailleurs qui ont besoin de quelque chose, et cela prend aussi beaucoup de place dans le bureau. Organisez donc vos archives statiques le plus efficacement possibles et choisissez des matériaux durables, faits pour résister à l’épreuve du temps.
#ASTUCES
Un archivage de plus longue durée ? Optez pour des produits en papier ou en carton sans acide et sans chlore : ils sont adaptés à une conservation à long terme.
4. DESTRUCTION DE DOCUMENTS
Des documents dont le délai de conservation a expiré, des données personnelles que vous êtes obligé de supprimer, des archives moins importantes qui ne font que prendre de la place, etc. : le moment arrive soudain où une partie de vos archives doit être détruite. Pour les petites archives, le coût de la collecte et de la destruction par des entreprises spécialisées peut être considérable. Prenons l’exemple d’une destructeur destiné à un usage quotidien au bureau. Pratique pour détruire des documents confidentiels rapidement et en toute sécurité, ou pour faciliter le tri de vos vieilles archives.
#ASTUCES
Retirez vos documents des classeurs et des chemises en plastique avant de les classer et rangez-les dans des boîtes en carton avec des subdivisions en carton et des étiquettes en papier. De la sorte, vos archives peuvent être complètement détruites dans le conteneur à papier.
Pratique pour sortir la boîte d’une armoire d’archivage rapidement et facilement et pour un recyclage facile !
Il est temps de s'attaquer à vos archives ?
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