Privacy

Beleid persoonsgegevens

ARTIKEL 1 – TOEPASSELIJKHEID

LYRECO NEDERLAND BV vindt de veiligheid van persoonsgegevens belangrijk en neemt alle passende technische en organisatorische maatregelen om in overeenstemming te zijn met de Belgische en Europese regelgeving omtrent privacy.

Meer bepaald heeft LYRECO NEDERLAND BV zich in regel gesteld met de wet van 6 juli 2000 houdende regels inzake de bescherming van persoonsgegevens (Wbp) tot aan de definitieve inwerkingtreding van de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), waarna de principes uit deze Verordening verder zullen worden gerespecteerd.

ARTIKEL 2 – DEFINITIES

  • Betrokkene : persoon op wie de persoonsgegevens van toepassing zijn;
  • Ontvanger : een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een dienst of overheidsorganisatie aan wie de persoonsgegevens kunnen worden verschaft:
  • Persoonsgegevens : alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon;
  • LYRECO NEDERLAND BV : leverancier van office & work solutions die zal optreden als verwerkingsverantwoordelijke;
  • Toestemming : elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of ondubbelzinnige actieve handeling de verwerking van persoonsgegevens aanvaardt;
  • Verwerker : een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een dienst of overheidsorganisatie die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt;
  • Verwerking van persoonsgegevens : een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens (verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, …);
  • Verwerkingsverantwoordelijke : een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een dienst of overheidsinstantie die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt;

ARTIKEL 3 – VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

LYRECO NEDERLAND BV is de “verantwoordelijke voor de verwerking” resp. “verwerkingsverantwoordelijke” van uw persoonsgegevens in de zin van voormelde Privacywet, resp. Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit wil zeggen dat LYRECO NEDERLAND BV het doel en de middelen van de verwerking van uw persoonsgegevens bepaalt.

ARTIKEL 4 – DOEL EN MIDDELEN

De overgemaakte persoonsgegevens worden in de bestanden van LYRECO NEDERLAND BV opgenomen en verwerkt. Deze informatie zal gebruikt worden voor de volgende doeleinden:

  • Het in contact komen en het onderhouden van contact met klanten en prospects;
  • De uitvoering van de overeenkomsten afgesloten met klanten, m.a.w. het opvolgen van bestellingen en de levering hiervan bij de klanten, evenals de facturatie en het versturen van mogelijke betalingsherinneringen;
  • Het reageren en antwoord geven op aanvragen, rekeningen en andere diensten;
  • Het doen van voorstellen voor toekomstige dienstverlening die wij kunnen leveren;
  • Het informeren over producten en diensten die worden aangeboden door gelieerde ondernemingen;
  • Het verwerken van transacties van door ons ingeschakelde dienstverleners;
  • Het delen van informatie met financiële instellingen en andere organisaties met wie LYRECO NEDERLAND BV in kader van de opvolging van betalingsproblemen;  Het voldoen aan wet- en regelgeving, beveiligings- en procesmatige eisen;
  • Het verzamelen van statistieken voor de analyse van onze sites en ons bedrijf;
  • Het verzenden van nieuwsbrieven;
  • Het opzetten van marketingcampagnes en doelgerichte en gepersonaliseerde marketingactiviteiten;
  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen telkens LYRECO BELGIUM NV verplicht zou zijn om uw gegevens te verwerken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals het bijhouden van data voor fiscale redenen of voor het verschaffen van informatie aan een overheidsinstelling.

De informatie die LYRECO NEDERLAND BV via deze site of op elke andere manier (bijv. via sales op CRM) verzamelt, is onder te verdelen in twee categorieën: (1) informatie die betrokkenen aan onze site of op een andere wijze vrijwillig verstrekken en (2) trackinginformatie die wordt verzameld terwijl betrokkenen navigeren op onze site. Deze trackinginformatie helpt ons om onze site te verbeteren.

Vrijwillig door betrokkenen verstrekte informatie

Tijdens uw gebruik van deze site, contacten met LYRECO NEDERLAND BV – telefonisch, mondeling, op een evenement, via afgifte van uw visitekaartje) en in het kader van de uitvoering van afgesloten overeenkomsten,- kunnen betrokkenen ervoor kiezen informatie te verstrekken waardoor LYRECO NEDERLAND BV de betrokkene beter van dienst kan zijn. LYRECO NEDERLAND BV kan ook uw gegevens verzamelen wanneer deze publiek toegankelijk zijn gemaakt , of wanneer u deze zelf openbaar hebt gemaakt op publieke media en hieruit zou blijken dat u voor ons de juiste contactpersoon bent om te contacteren in het kader van onze dienstverlening. Welke persoonsgegevens worden verzameld hangt af van de manier waarop de betrokkene deze site wenst te gebruiken

  • Wanneer de betrokkene een catalogus aanvraagt : Als de betrokkene een catalogus of aanvullende informatie opvraagt, dient de betrokkene zijn naam, e-mailadres, de naam van zijn/haar organisatie en het land waarin hij/zij gevestigd is te verstrekken, zodat LYRECO NEDERLAND BV het verzochte materiaal kan toesturen en kan vaststellen of de betrokkene reeds een klant van LYRECO NEDERLAND BV is.
  • Wanneer de betrokkene een aanvraag indient tot het aanmaken van een klantaccount : In dit geval vraag LYRECO NEDERLAND BV om de naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, alsmede om informatie over de functie van betrokkene en organisatie en enige andere informatie die noodzakelijk is om een account te kunnen aanmaken evenals om betrokkene te kunnen betrekken in promotie- of marketingcampagnes.
  • Wanneer de betrokkene reeds klant is en zich aanmeldt via het portaal om een bestelling te plaatsen : Als de betrokkene zich aanmeldt dan wel via e-mail, fax of telefoon een bestelling plaatst, vraagt LYRECO NEDERLAND BV om de naam, emailadres, adres, telefoonnummer, alsmede om informatie over de functie van betrokkene en organisatie en enige andere informatie die noodzakelijk is om de bestelling te kunnen uitvoeren.

Deze gegevens kunnen omvatten :

  • Gegevens die de betrokkene invult op aanvraagformulieren of andere formulieren, die naam, adres, e-mailadres, betalingsgegevens kunnen bevatten;
  • Gegevens die LYRECO NEDERLAND BV verkrijgt via andere personen en/of organisaties (zoals brancheorganisaties) om de bestelling te kunnen uitvoeren;
  • Gegevens die LYRECO NEDERLAND BV verkrijgt over klanten van kredietregistratiebureaus.

Alle door de betrokkene verzonden persoonsgegevens zullen alleen worden gebruikt voor de doeleinden zoals aangegeven op de site of in deze Privacyverklaring.

Als de betrokkene op basis van de offerte een transactie wilt sluiten, zal LYRECO NEDERLAND BV de noodzakelijke persoonsgegevens verzamelen om de offerte af te ronden en de transactie tot stand te brengen, waaronder de naam, adres, postcode, telefoonnummer, e-mailadres, factuuradres of betalingsgegevens van de betrokkene, voor zover deze relevant zijn voor de transactie. LYRECO NEDERLAND BV zal de persoonsgegevens van de betrokkene gebruiken om de administratie van de bestelling te verwerken en de levering te regelen en in zijn algemeenheid om de relatie van de betrokkene met LYRECO NEDERLAND BV te beheren.

LYRECO NEDERLAND BV kan anonieme of geaggregeerde gegevens verzamelen van nietpersoonlijke aard, zoals browser type of IP-adres, het besturingsprogramma dat de betrokkene gebruikt of de domeinnaam van de website langs waar de betrokkene naar de website gekomen is, of waarlangs de betrokkene die verlaat. Dit maakt het mogelijk de website permanent te optimaliseren voor de gebruikers.

ARTIKEL 5 – RECHTEN VAN DE BETROKKENE

De betrokkene kan zijn/haar toestemming op eender welk moment eenvoudig intrekken of zijn /haar rechten uit te oefenen door :

  • een schrijven in deze zin te richten naar LYRECO NEDERLAND BV, tav verantwoordelijke GDPR, Europalaan 460 G400, 3526 KS Utrecht – of via gdpr.nederland@lyreco.com;
  • Indien u de mailings van LYRECO NEDERLAND BV niet meer wenst te ontvangen, kan u zich uitschrijven via de uitschrijflink onderaan het bericht;

Wij vragen de betrokkene om eventuele wijzigingen aan zijn/haar contactgegevens tijdig aan LYRECO NEDERLAND BV over te maken, zodat deze kunnen gecorrigeerd worden.

De betrokkene heeft het recht om op elk moment gratis zijn/haar persoonsgegevens in te kijken, te verbeteren of te laten wissen (of beperken) door middel van een e-mail of per brief.

Daarnaast beschikt de betrokkene ook over een recht op gegevensoverdraagbaarheid. In dit geval dient de betrokkene steeds een kopie van zijn/haar identiteitskaart bij te voegen, zodat LYRECO NEDERLAND BV kan verifiëren dat het verzoek inderdaad slaat op de persoonsgegevens van de betrokkene.

Meer informatie over deze rechten kan men vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

ARTIKEL 6 – BEWAARTERMIJN

De persoonsgegevens zullen worden opgeslagen gedurende de tijd die nodig is om de doeleinden te bereiken.

ARTIKEL 7 – CATEGORIËN VAN ONTVANGERS

LYRECO NEDERLAND BV maakt geen persoonsgegevens openbaar over de betrokkene aan derden, tenzij anders vermeld in dit Privacybeleid, het is toegestaan door de wet of wanneer het door de betrokkene is goedgekeurd.

Derden aan wie LYRECO NEDERLAND BV informatie openbaar maakt zijn wettelijk en contractueel verplicht om met de persoonsgegevens van de betrokkene vertrouwelijk en veilig om te gaan. Ze zullen de gegevens alleen gebruiken en openbaar maken voor situaties die een redelijk persoon als passend ervaart en in overeenstemming is met de geldende wetgeving en met volgende redenen:

  • Aan reclameagentschappen (op het internet) met het oog op het voeren van (gerichte) marketingcampagnes;
  • Aan bracheorganisaties die een offerte aanvragen / bestelling plaatsen als lid van de vereniging;
  • Aan onderaannemers in het kader van leveringen van producten en diensten;
  • Aan de betrokkene zodat LYRECO NEDERLAND BV of onze gelieerde ondernemingen de betrokkene op de hoogte kunnen houden van bepaalde producten of diensten die worden aangeboden door onze gelieerde ondernemingen; • Aan dataverwerkingsdiensten voor het verwerken van transacties;
  • Aan verschillende banken door middel van betalingsverwerkingssystemen van derden voor het verwerken van creditcardbetalingen indien er sprake is van creditcardnummers;
  • Aan andere financiële instellingen met wie LYRECO NEDERLAND BV een gezamenlijke marketingovereenkomst heeft; en
  • Aan interne auditors, professionele accountants, juridische adviseurs en dit voor documenten zoals facturen en dergelijke die persoonlijke klantgegevens bevatten en zulks uiteraard enkel voor het doel van hun opdracht.

Indien derden uw persoonsgegevens willen gebruiken voor andere doeleinden, dan zijn zij wettelijk verplicht u en ons hiervan op de hoogte te brengen en indien nodig uw toestemming te vragen.

ARTIKEL 8 – GEOGRAFISCHE BEGRENZING VAN VERKEER VAN UW PERSOONSGEGEVENS

LYRECO NEDERLAND BV maakt uw persoonsgegevens enkel over in landen die horen tot de Europese Economische zone en in landen die gepaste databescherming voorzien zoals door de Europese Commissie.

Indien de verwerking een overdracht van uw persoonsgegevens inhoudt naar een land buiten de Europese gemeenschap welke geen afdoende bescherming voorziet zoals erkend door de Europese gemeenschap dan zal LYRECO NEDERLAND BV enkel aan overdracht doen overeenkomstig de volgende voorzieningen:

  • de Standaard Contractuele Clausule zoals goedgekeurd door de Europese Commissie (Standaard Contractuele Clausules voor verwerkingsverantwoordelijken 2004/915/EC of Standaard Contractuele Clausules voor gegevensverwerkers 2010/87/EU of elke hierop volgende versie.
  • bindende “Co-operative Rules” in geval betrokken partijen de bindende Europese “Cooperative Rules” hebben aanvaard welke de verwerking van persoonsgegevens door derden partijen regelt.
  • elk ander mechanisme dat officieel is erkend door de toepasbare privacybeschermingswetgeving welke een afdoende mate van bescherming van persoonsgegevens garandeert. LYRECO NEDERLAND BV zowel als zijn derden partijen zal de persoonsgegevens enkel verwerken in rechtsgebieden waar de toepasbare gegevensbeschermingswetgeving geldt. Deze rechtsgebieden houden in: de landen van het Europese Economische gebied en de landen welke zijn erkend door de Europese Commissie als landen die een voldoende mate van databescherming verschaffen (voor verdere informatie zie Europese Commissie)

ARTIKEL 9 – KLACHTEN

Voor enige andere vraag of klacht in verband met het gebruik van persoonsgegevens kan de betrokkene :

  • een schrijven in deze zin te richten naar LYRECO NEDERLAND BV, tav verantwoordelijke GDPR, Europalaan 460 G400, 3526 KS Utrecht;
  • gdpr.nederland@lyreco.com;

In geval van een klacht zal LYRECO NEDERLAND BV alles in het werk stellen om redelijke maatregelen te nemen ten einde gevolg te geven aan de bezorgdheid van de betrokkene over de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens.

Indien LYRECO NEDERLAND BV er niet in slaagt een bevredigend antwoord te geven op de klacht van de betrokkene, kan deze zich altijd richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 25009 AJ DEN HAAG.

ARTIKEL 10 – VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID

LYRECO NEDERLAND BV heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niettoegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld op de website te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan LYRECO NEDERLAND BV verantwoordelijk worden geacht voor enige directe of indirecte, schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

LYRECO NEDERLAND BV houdt eraan de betrokkene ervan te verwittigen dat de website links, hyperlinks of referenties kan bevatten naar andere sites die LYRECO NEDERLAND BV niet controleert noch beheert en waarop deze Privacyverklaring niet van toepassing is. LYRECO NEDERLAND BV is niet verantwoordelijk voor de inhoud van zulke websites waarnaar verwezen wordt en ook niet voor de producten of diensten die erop vermeld worden. LYRECO NEDERLAND BV raadt de betrokkene dus aan om aandachtig elk privacyreglement van elke site die hij bezoekt, te lezen daar deze kan verschillen van huidige Privacyverklaring.

ARTIKEL 11 - TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANKEN

Deze Privacyverklaring wordt beheerst, geïnterpreteerd en uitgevoerd in overeenstemming met het Nederlandse recht, dat exclusief van toepassing is bij elk eventueel geschil. De rechtbanken van Utrecht zijn exclusief bevoegd om te oordelen over elk geschil dat zou kunnen voortvloeien uit de interpretatie of de uitvoering van deze Privacyverklaring.

ARTIKEL 12 – AANPASSINGEN

Het is niet uitgesloten dat er in de toekomst aanpassingen zullen worden doorgevoerd aan de Privacyverklaring van LYRECO NEDERLAND BV. Indien deze Privacyverklaring wordt gewijzigd, is de nieuwe versie beschikbaar op de Website. Het is dus van belang bij elk bezoek aan de Website de datum van aanpassing hieronder vermeld, na te gaan.

Deze Privacyverklaring werd het laatst gewijzigd en herzien op 30.07.2018

ARTIKEL 13 – GEBRUIK VAN COOKIES

Cookies worden gebruikt om een internetgebruiker te identificeren op een website en gegevens te verzamelen en op te slaan. Deze statusinformatie kan bv. zijn: een taal, een ID, een vervaldatum, een responsadres.

Cookies maken het mogelijk om informatie op te slagen. Deze informatie kan bij een later bezoek weer worden herkend door deze website. Soms kan ook een andere website de cookie lezen en er informatie in opslaan.

LYRECO NEDERLAND BV maakt gebruikt van verschillende soorten cookies:

  • een sessie cookie welke verschijnt zodra je een website verlaat;
  • definitieve cookies zoals een analytisch cookie die op het apparaat blijven staan tot de einddatum verlopen is (tot 13 maanden) of tot deze verwijderd wordt

LYRECO NEDERLAND BV gebruikt Google Analytics. Meer informatie over het gebruik van Google Analytics door LYRECO NEDERLAND BV kan teruggevonden worden op: http://www.google.com/analytics/learn/privacy.html

Om bezoekers meer informatie te geven over hoe hun gegevens verzameld worden door Google Analytics, heeft Google “Google Analytics Opt-out Browser Add-on” ontwikkeld. The “add-on” communiceert met Google Analytics JavaScript om aan te duiden dat informatie over de bezochte website niet verzonden mag worden naar Google Analytics. De “Google Analytics Optout Browser Add-on” voorkomt niet dat gegevens worden verzonden naar de website zelf of andere analytische diensten.