Archiveren kan je leren: boost je efficiëntie
Boost de efficiëntie van je archief met Lyreco.
Overvolle archiefruimtes, uitpuilende mappen, verschillende coderingssystemen en dan heb je net dat ene document nodig waar niemand van weet waar het verzeild is geraakt. Herkenbaar? Archiveren is een kunst en toch nemen veel bedrijven vaak niet de tijd om er écht in te investeren. Nochtans helpt een gestructureerd archief om je kantoor opgeruimd te houden, documenten snel terug te vinden én gefrustreerde werknemers te voorkomen. Dat spaart op zijn beurt dan weer heel wat tijd en geld uit. Is het ook in jouw bedrijf tijd voor een grote schoonmaak? Bij Lyreco vind je alle producten voor het efficiënt opbergen en archiveren van je documenten. Of je ze nu dagelijks nodig hebt, of net niet.
Het ene archief is het andere niet.
Niet alle documenten kunnen worden gedigitaliseerd. Veel bedrijven beschikken dan ook nog over een papieren archief en die archieven zijn vaak een essentieel onderdeel van hun goede werking. Juist daarom is het belangrijk een duidelijke structuur aan te brengen en documenten op een logische manier op te bergen. Ook een papieren archief op kantoor? Maak in de eerste plaats een onderscheid tussen documenten die je dagelijks nodig hebt, een archief dat af en toe geraadpleegd wordt en grote archieven die jaren teruggaan. Elk van die archieven wordt anders gebruikt en vereist dus ook een andere aanpak. Bij Lyreco vind je slimme archiveringsoplossingen voor de volledige levenscyclus van documenten, van handige mappen tot duurzame archiefdozen en efficiënte papiervernietigers. Bovendien denken we graag met je mee om je archief nog efficiënter te organiseren. Daarom verzamelden we per archiveringsfase alvast onze beste tips.
1. DYNAMISCHE CLASSIFICATIE
Voor documenten die vaak worden geraadpleegd en zelfs af en toe onderweg gebruikt worden – zoals dossiers in magazijnen, dokterspraktijken en scholen – is het een goed idee ze te bewaren in stevige plastic mappen. Die zijn afwasbaar, zijn bestand tegen vocht en scheuren minder snel dan hun kartonnen tegenhangers. Let er bovendien op dat de mappen eenvoudig te openen zijn en kies bijvoorbeeld voor klasseerkaften met een hefboom. Zo zijn alle documenten snel en eenvoudig raadpleegbaar voor minder frustraties en een hogere productiviteit.
Handig om meerdere dossiers veilig en eenvoudig te vervoeren!
#ARCHIEFTIP
Voorzie elke map van een geprint label om moeilijk leesbare notities te vermijden en alles uniform te houden. Het kan handig zijn om de labeltitels in een Excel-document te kopiëren: zo behoud je het overzicht over alle mappen in je archief.
2. SEMI-STATISCHE CLASSIFICATIE & ARCHIVERING
Is het tijd om documenten die je dagelijks gebruikte voor iets langere tijd op te slaan? Sta dan even stil bij de manier waarop je dat doet en het materiaal dat je gebruikt. Vaak is het een goed idee de map waarin dynamische dossiers zitten te hergebruiken voor nieuwe documenten en om voor het semi-statische archief een meer duurzame oplossing te kiezen. Zo vermijd je dat dossiers op termijn verzakken, openvallen en door elkaar raken. Bovendien kan het een goed idee zijn om een kleurencode te introduceren, bijvoorbeeld door gebruik te maken van gekleurde dozen, mappen of stickers. Door bepaalde categorieën aan te duiden met specifieke kleuren, vind je documenten snel en eenvoudig terug, hoe complex of uitgebreid je archief ook is.
Bij Lyreco vind je heel wat producten in verschillende kleuren, van onderverdeelmapjes tot labels, etiketten, stiften, papier, tussenschotten en stickers.
#ARCHIEFTIP
Zorg altijd voor voldoende archiefmappen op voorraad en binnen handbereik. Zo kan iedereen alles meteen netjes opbergen en vermijd je dat documenten op een onoverzichtelijke stapel terechtkomen.
3. STATISCHE CLASSIFICATIE & ARCHIVERING
Voor dossiers die niet vaak worden geraadpleegd, bestaat het risico dat ze verwaarloosd worden: een statisch archief wordt vaak hoog opgestapeld op moeilijk bereikbare plaatsen met weinig werkruimte. Dat is niet ergonomisch of efficiënt voor de werknemers die toch iets nodig hebben en het neemt ook enorm veel plaats in op kantoor. Organiseer dus ook je statisch archief zo efficiënt mogelijk en kies voor duurzame materialen die gemaakt zijn om de tand des tijds te doorstaan.
#ARCHIEFTIP
Langer archiveren? Kies voor producten van zuurvrij papier of karton, die zijn geschikt voor een lange bewaring.
4. VERNIETIGING DOCUMENTEN
Documenten waarvan de bewaringstermijn is verstreken, persoonlijke gegevens die je verplicht moet verwijderen, een minder belangrijk archief dat alleen maar plaats inneemt, plots breekt het moment aan waarop een deel van je archief vernietigd moet worden. Voor kleinere archieven kunnen de kosten van het ophalen en vernietigen door gespecialiseerde firma’s behoorlijk oplopen. Overweeg daarom bijvoorbeeld een papierversnipperaar voor dagelijks gebruik op kantoor. Handig om vertrouwelijke documenten snel en veilig te vernietigen, of om het opruimen van je oude archief een stuk eenvoudiger te maken.
#ARCHIEFTIP
Haal je documenten uit de ordners en plastic mapjes voor je ze archiveert en bewaar ze in kartonnen dozen met kartonnen onderverdelingen en papieren labels. Zo kan je archief bij de vernietiging integraal in de papiercontainer.
Handig om de doos snel en eenvoudig uit een archiefkast te trekken en voor eenvoudige recycling!
Tijd om je archief aan te pakken?
Bekijk ons volledige aanbod online of neem voor meer advies contact op met je account manager of de Lyreco Customer Service.
Meer tips voor je kantoor
Hoe maak je een frisse start op kantoor?
Zo maak je het éxtra gezellig op kantoor
