Empty chairs office

Help ! Mijn werknemers willen nog niet terug naar kantoor!

Help ! Mijn werknemers willen nog niet terug naar kantoor!

Nu alle risicogroepen en groot deel van de actieve bevolking zijn gevaccineerd, gaan we stilaan naar het nieuwe normaal. Vele bedrijven werken reeds aan een (gedeeltelijke) heropstart van het kantoorwerk en de afbouw van thuiswerken. Deze overgangsfase verloopt echter niet altijd zo vlekkeloos als gehoopt. De bereidheid om opnieuw op kantoor te werken is niet altijd even groot bij alle werknemers. Sommigen voelen zich niet veilig op kantoor of blijven gewoon liever thuiswerken. Daarnaast is het voor werkgevers geen sinecure om de terugkeer naar kantoor optimaal te regelen en een goede werksituatie te creëren. Lyreco stond precies voor dezelfde uitdagingen. We willen dan ook graag onze ervaringen delen. We geven je een aantal praktische adviezen en tips om de overgang naar de nieuwe post Covid werkwereld te organiseren zodat je werknemers straks met volle goesting én veilig op kantoor aan de slag kunnen gaan!

 

1. Creëer vertrouwen met open communicatie en zichtbare maatregelen

Hoe zorg je er als werkgever voor dat alle personeelsleden straks opnieuw met volle vertrouwen op kantoor willen werken? Naast zichtbare maatregelen is een goede communicatie vaak de sleutel tot het terugwinnen van het vertrouwen bij het personeel.  We geven je een aantal praktische tips hoe je dit concreet kan aanpakken.

COVID teams home office meeting communication

a. Proactieve communicatie

Communiceer duidelijk welke initiatieven je hebt genomen om een veilige werkomgeving te garanderen en welke maatregelen er van kracht zijn. Dit aan de hand van signalisatie binnen het bedrijf én via andere communicatiemiddelen zoals het personeelsmagazine, intranet, teamvergaderingen, enz. Dit zal niet enkel bijdragen tot het naleven van de regels, maar schept ook vertrouwen bij de werknemers.

Communiceer ook duidelijk en onmiddellijk over veranderingen en speel kort op de bal bij nieuwe richtlijnen van de overheid. Informeer en beantwoord vragen voordat er twijfels, geruchten of bekommernissen kunnen ontstaan. Want bij onduidelijkheid gaan mensen hun eigen waarheid creëren en angstgevoelens aanwakkeren, ook bij hun collega’s. De Covid-coaches en teamleiders kunnen hierbij een belangrijke rol spelen. Zij zijn het best geplaatst om te voelen wat er op de werkvloer speelt.

Toon ook begrip voor eventuele angstgevoelens bij werknemers.

“Neem de angst serieus en bespreek met hem of haar wat er nodig is om opnieuw met vertrouwen op kantoor te kunnen werken. Luister en maak de angstgevoelens bespreekbaar, zonder er volledig in mee te gaan.”

- GZ-psycholoog Marleen Heijsteeg. Het volledige artikel ‘Zo help je medewerkers met angstgevoelens’ kan je hier lezen.

COVID coaches employees masks

b. Coaches en verantwoordelijken

Stel één of meerdere Covid-coaches aan die dicht bij het personeel staan, bij voorkeur één per afdeling. Zij kunnen er mee op toekijken of de Covid-richtlijnen worden nageleefd én zijn een vertrouwenspersoon en aanspreekpunt voor de afdeling in geval van vragen of problemen. Organiseer wekelijks een feedbackmoment om eventuele extra maatregelen te nemen en te peilen wat er leeft bij alle medewerkers.

Elk bedrijf heeft een andere structuur, maar het belangrijkste is dat er een open communicatielijn is tussen de beleidsmensen (QSS manager), HR-dienst, de Covid-coaches, het personeel en de vakbond. Moedig een tweerichtingscommunicatie aan, geef feedback en vraag ook feedback.

c. Evalueer en implementeer de Covid-veiligheidsmaatregelen

Vele bedrijven hebben al een hele weg afgelegd om een veilige werkplek te creëren voor hun werknemers. In de meeste kantooromgevingen en productieruimtes was dit geen eenvoudige opdracht. Ook in de toekomst zal dit een oefening zijn die we nog meermaals zullen moeten herhalen.

Het aantal werknemers dat thuis of op kantoor werkt, zal continu fluctueren. Het kan noodzakelijk zijn om tijdelijk af te stappen van het landschapskantoor en flexibele werkplekken. Indien de beschikbare ruimte het toelaat is het verstandig om meer individuele werkplekken te voorzien met scheidingswand.

Nu er stilaan meer werknemers op kantoor komen werken, kan het ook zinvol zijn om de opzet en bestemming van de vergaderzalen te herbekijken. De grotere meeting rooms  dienen heringericht te worden zodat de 1,5 m afstand kan gerespecteerd worden en ze tevens geschikt zijn voor video calls met meerdere personen. De kleinere vergaderzalen kan je inrichten voor one-to-one externe calls.  

Praktische gids

Naast de inrichting van de kantoor- en vergaderruimtes dient ook het circulatieplan opnieuw geëvalueerd te worden. Bekijk of het uitgewerkte circulatieplan klopt met de hoeveelheid mensen die op kantoor zullen zijn. Download hier de whitepaper ‘The new Normal’ met tal van praktische tips.

Tip : Er zijn schitterende apps op de markt om de beschikbare werkplekken en vergaderruimtes in je bedrijf efficiënt te beheren. Werknemers kunnen een werkplek of vergaderzaal reserveren. Om de nodige afstand te bewaren, kan de app-beheerder werkplekken blokkeren. Een welgekomen technische ondersteuning in deze post-Covid tijden! Enkele voorbeelden van werkplekreserveringssystemen zijn : Reflex, Bisner, Okku of FlexWhere

In elk bedrijf vinden we intussen alle mogelijke desinfectieproducten en vernuftige oplossingen zoals ‘opzetdeurklinken’ die bijdragen tot een virusvrije werkomgeving. Wat echter vaak wordt vergeten, is om deze veiligheidsmaatregelen ook in een structuur te gieten binnen het bedrijf. Zo stel je best een verantwoordelijke aan (per dienst of team) die bij regelmaat controleert of alle handgels, desinfectiekits enz. voldoende aanwezig zijn in het bedrijf en deze informatie deelt met de  aankoopverantwoordelijke zodat de voorraden tijdig worden aangevuld.

Zorg er tot slot voor dat de Covid-richtlijnen voldoende zichtbaar zijn op de werkvloer door middel van de nodige signalisatie zoals waarschuwingsstickers, affiches (download onze gratis Covid-posters), afzetlint, enz. Het toont aan dat je als werkgever actief bezig bent met de veiligheid en gezondheid van je werknemers en schept vertrouwen.

 

Lyreco heeft tal van hygiëne- en signalisatieproducten in haar aanbod; wij adviseren je graag welke oplossingen het best geschikt zijn voor jouw specifieke bedrijfssituatie.

COVID Cleaning Desk

d. Hygiënebeleid

Herbekijk het hygiënebeleid. Misschien moet je clean desk policy invoeren. Ingeval van flexwerken is dit echt een must. Een opgeruimd bureau kan een stuk makkelijker schoongemaakt worden door de poetsdiensten. Komt de poetsdienst niet dagelijks, dan is het nuttig om een hygiënekit te voorzien voor elke medewerker. Bij het afsluiten van de werkdag dient het bureau opgeruimd te worden en schoongeveegd. Zo blijven alle bureaus virusvrij én kan iedere werknemer de werkdag beginnen aan een proper en netjes opgeruimd bureau. Bekijk ook voor de coffee corner en keuken wat je kan optimaliseren op het vlak van hygiëne. In onze Covid-whitepaper vind je tal van tips om deze gemeenschappelijke ruimtes covid-proof te maken.

Stel duidelijke hygiëne-richtlijnen op voor het personeel, bezoekers en leveranciers en stel een verantwoordelijke aan die controleert of deze richtlijnen worden opgevolgd en eventuele problemen rapporteert.

2. Maak werken op kantoor aantrekkelijker

Als we het personeel willen overtuigen om op kantoor te komen werken, dan zullen we werken op kantoor aantrekkelijker moeten maken.

Home working mom waving to child

a. Verhoog het comfortniveau van werken op kantoor

Aanvankelijk was het thuiswerken wat onwennig voor vele mensen, maar intussen hebben we allen ons aangepast aan het nieuwe normaal en zien we ook de voordelen in van het thuiswerken. Als ouder kan je de kinderen van school gaan halen of een kleine huishoudtaak tussendoor doen. En nu de kinderen opnieuw naar school gaan, lukt het ook al een stuk beter om ons te concentreren. Meer zelfs, het is vaak gemakkelijker om de focus te behouden op de thuiswerkplek dan in een kantooromgeving. Thuiswerkers kunnen ook zelf hun dag indelen en besparen vaak veel tijd omdat ze niet meer moeten pendelen.

Dit alles maakt dat steeds meer mensen het thuiswerken zijn gaan waarderen en het in de toekomst niet volledig willen opgeven. Het is als werkgever de uitdaging om de ideale balans te vinden tussen thuiswerken en werken op kantoor.

TIP: Bovendien kan je op kantoor werken aantrekkelijker maken door het comfortniveau op kantoor te verhogen en de nodige flexibiliteit te tonen. Zo kan je flexuren invoeren en begrip tonen voor de niet altijd even makkelijke combinatie van werk en gezin. Je kan ook het werken op kantoor leuker maken door het aanbieden van catering, een extra pauze, teambuildingactiviteiten, e-bikes, … Of investeer in nieuwe ergonomische bureaustoelen en bureautafels voor alle werknemers, dat werkt meteen veel leuker.  

office women smiling

b. Focus op sociaal contact

De meeste werknemers vinden het gemis van persoonlijk contact met de collega’s het belangrijkste nadeel van thuiswerken. Op kantoor kunnen collega’s elkaar ontmoeten, samen brainstormen, creatief samenwerken, … Stimuleer het sociaal contact op kantoor en maak het samenzijn ook aangenaam met een gezellige, mooi ingerichte kantine, vergaderruimte en koffiehoek.

home office happy man working

c. Herbekijk het HR-beleid in functie van het nieuwe normaal

De coronapandemie heeft een einde gemaakt aan de traditionele werkcultuur waarbij iedereen vijf dagen op de week op kantoor werkt. Thuiswerken zal ook na de coronacrisis blijven bestaan. Voor vele werknemers zal de werkdag een mix zijn van werken op kantoor of op een flexwerkplek in de buurt, thuiswerken, verplaatsingen op locatie, video-calls , face to face meetings, …

Omarm het flexwerken en herbekijk het HR-beleid in functie van het nieuwe normaal. De nieuwe werkcultuur heeft een impact op tal van zaken zoals verloning, werkroosters, verzekering, regeling reis- en onkostenvergoedingen, catering, enz.

Om discussies en problemen te voorkomen, zijn goede afspraken onontbeerlijk. Wanneer de werknemer structureel gaat thuiswerken, is het aan te bevelen om een thuiswerkovereenkomst op te maken om de rechten en plichten van werkgever en werknemer vast te leggen. De omkadering van thuiswerken kan tevens gebeuren aan de hand van een CAO thuiswerken. Overleg met de vakbonden en de ondernemingsraad is hierbij zeker aangewezen.

Hou er rekening mee dat ook van overheidswege het thuiswerken is gereglementeerd. Meer info hierover vind je op de website van ARBO Portaal. 

Om alles in goede banen te leiden, is het belangrijk dat je duidelijke richtlijnen opstelt wanneer werknemers op kantoor werken en wanneer ze kunnen thuiswerken. Geef ook duidelijke instructies hoe zij de uren thuiswerk en kantoorwerk moeten registreren en communiceren.

No stress en stap voor stap!

De Covid-pandemie heeft een enorme impact op alle bedrijven; flexibiliteit wordt onderdeel van de nieuwe werkwereld. Wanneer je als werkgever de meerwaarde hiervan inziet en mee evolueert met de nieuwe werkcultuur, neem je een belangrijke voorsprong op collega-werkgevers. Het is perfect normaal dat nog niet alles tip top geregeld en omkaderd is. Deze evolutie is een proces dat elk bedrijf op eigen tempo en op zijn eigen manier doorloopt, stap voor stap.

Veilige Covid-maatregelen, een open en zichtbare communicatie, een goed beleid en een aangename kantooromgeving zijn de sleutel om het vertrouwen te winnen bij jouw werknemers om opnieuw op kantoor te werken.  

We wensen je alvast een succesvolle nieuwe start!

Verder lezen?