Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów w firmie?
Jak archiwizować dokumenty w firmie? Pomogą Ci w tym produkty do archiwizacji Pressel
Archiwizacja dokumentów w działalności gospodarczej jest dość skomplikowaną procedurą. Zarządzanie dokumentacją musi spełniać trzy podstawowe kryteria: dostosowanie do wymogów prawnych, zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem oraz uporządkowanie ich we właściwy sposób. Ważna jest nie tylko metodyka archiwizacji dokumentów, lecz także odpowiednie produkty do przechowywania. Przedstawimy Ci sprawdzone i praktyczne produkty, dzięki którym sprawnie uporządkujesz dokumentację firmową.
Archiwizacja dokumentów – jak to zrobić?
Każda firma ma obowiązek przestrzegać określonych przez prawo zasad archiwizacji dokumentów w firmie. Te zapisy zawarte są w: Ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., Kodeksie Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. oraz Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Z prawa wynika, że:
-
Dokumenty księgowe należy przechowywać przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego. Dotyczy to m.in. ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych, faktur i dokumentów podatkowych. Można je przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej.
-
Okres przechowywania dla akt pracowniczych wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Są to m.in.: akta osobowe, karty wynagrodzeń i ewidencji czasu pracy czy dokumenty ZUS.
-
Dokumentacja powinna być przechowywana w oryginalnej postaci w siedzibie firmy.
-
Dokumenty firmowe powinny być należycie zabezpieczone przed uszkodzeniem.
Prawo nie określa natomiast sposobu prowadzenia archiwum przez przedsiębiorcę. Warto jednak, aby było ono maksymalnie funkcjonalne i umożliwiało uprawnionym pracownikom łatwe korzystanie ze zbiorów.
Szukasz sposobu na porządek w swojej firmie? Zaopatrz się poręczne foldery i pudła do przechowywania dokumentów Pressel
Dobrze zaplanowana archiwizacja dokumentów jest niezbędna dla funkcjonowania wszystkich działów przedsiębiorstwa. Łatwy dostęp do całej dokumentacji pozwala Twoim pracownikom sprawniej wykonywać swoje obowiązki i skraca czas wielu procedur.
Jak przechowywać dokumentację, aby obieg informacji był niezakłócony? Przestrzegaj poniższych zasad:
- Pogrupuj dokumenty według ich tematu lub typu.
- Zachowaj porządek chronologiczny.
- Opisz zawartość wszystkich folderów i pudeł archiwizacyjnych.
W naszej ofercie artykułów Pressel znajdziesz kilka przydatnych produktów do archiwizacji, w tym:
- foldery z okienkiem z folii antystatycznej – wykonane są z wysokiej jakości papieru bez chlorowego;
- kartony na dokumenty wyposażone w praktyczne zamknięcie wtykowe;
- pudełka archiwizacyjne z obszernym polem do etykietowania;
- kartony na segregatory z praktyczną pokrywą na zawiasach – wyposażone są także w praktyczne uchwyty do przenoszenia oraz klepki do sprawdzenia zawartości;
- zbiorczy karton archiwizacyjny z zapięciem na rzep.
Widoczne miejsca na etykiety oraz różne wersje kolorystyczne wyżej wymienionych produktów pozwolą Ci w czytelny sposób opisać ich zawartość. Dzięki temu szybko odnajdziesz dokument, którego potrzebujesz.
Solidne i wytrzymałe kartony do archiwizacji Pressel
Wszystkie artykuły do przechowywania Pressel wykonane są z surowców ekologicznych. Wiele z nich pochodzi w 100% z recyklingu i może być mu ponownie poddane.
Pamiętaj, że dokumenty należy archiwizować tak, aby uchronić je przed zniszczeniem. Artykuły do przechowywania akt pracowniczych muszą cechować się więc trwałością, a także wysokim udźwigiem. Kartony oraz pudełka archiwizacyjne Pressel wykonano z tektury falistej. Materiał ten jest bardzo sztywny i gruby, dzięki czemu umożliwia przechowywanie dużej liczby dokumentów – wytrzymają nawet ciężar 25 kg! Ponadto wymiary kartonów są dopasowane do standardowych rozmiarów segregatorów. Ta cecha pozwoli Ci maksymalnie wykorzystać dostępną przestrzeń.
Wybierz przydatne akcesoria do archiwizacji i przechowywania!
Oprócz folderów i pudełek pamiętaj również o innych akcesoriach do archiwizacji. Przydatne mogą okazać się klipsy archiwizacyjne do wiązania dokumentów, segregatory, przekładki, a także krystaliczne lub groszkowe koszulki krystaliczne. Artykuły te pozwolą Ci szybko okiełznać nawet największy chaos w papierach!
Nie masz dostępu do sklepu Lyreco?
Wypełnij formularz, aby uzyskać dostęp do cen i promocji.
W przypadku potrzeby pomocy skontaktuj się naszym Biurem Obsługi Klienta pod numerem (22) 730 70 00.
Dowiedz się więcej
Zadbaj o organizację pracy w swojej firmie z kartonami do archiwizacji i artykułami do pakowania Pressel
Zadbaj o wizerunek biznesu z kalendarzem firmowym!
