karton na biurku

Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów w firmie?

Jak archiwizować dokumenty w firmie? Pomogą Ci w tym produkty do archiwizacji Pressel

 

Archiwizacja dokumentów w działalności gospodarczej jest dość skomplikowaną procedurą. Zarządzanie dokumentacją musi spełniać trzy podstawowe kryteria: dostosowanie do wymogów prawnych, zabezpieczenie dokumentów przed zniszczeniem oraz uporządkowanie ich we właściwy sposób. Ważna jest nie tylko metodyka archiwizacji dokumentów, lecz także odpowiednie produkty do przechowywania. Przedstawimy Ci sprawdzone i praktyczne produkty, dzięki którym sprawnie uporządkujesz dokumentację firmową.

Archiwizacja dokumentów – jak to zrobić?

Każda firma ma obowiązek przestrzegać określonych przez prawo zasad archiwizacji dokumentów w firmie. Te zapisy zawarte są w: Ustawie o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., Kodeksie Pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. oraz Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Z prawa wynika, że:

  • Dokumenty księgowe należy przechowywać przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego. Dotyczy to m.in. ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych, faktur i dokumentów podatkowych. Można je przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej.

  • Okres przechowywania dla akt pracowniczych wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Są to m.in.: akta osobowe, karty wynagrodzeń i ewidencji czasu pracy czy dokumenty ZUS.

  • Dokumentacja powinna być przechowywana w oryginalnej postaci w siedzibie firmy.

  • Dokumenty firmowe powinny być należycie zabezpieczone przed uszkodzeniem.

Prawo nie określa natomiast sposobu prowadzenia archiwum przez przedsiębiorcę. Warto jednak, aby było ono maksymalnie funkcjonalne i umożliwiało uprawnionym pracownikom łatwe korzystanie ze zbiorów.

Szukasz sposobu na porządek w swojej firmie? Zaopatrz się poręczne foldery i pudła do przechowywania dokumentów Pressel

Dobrze zaplanowana archiwizacja dokumentów jest niezbędna dla funkcjonowania wszystkich działów przedsiębiorstwa. Łatwy dostęp do całej dokumentacji pozwala Twoim pracownikom sprawniej wykonywać swoje obowiązki i skraca czas wielu procedur.

Jak przechowywać dokumentację, aby obieg informacji był niezakłócony? Przestrzegaj poniższych zasad:

  1. Pogrupuj dokumenty według ich tematu lub typu.
  2. Zachowaj porządek chronologiczny.
  3. Opisz zawartość wszystkich folderów i pudeł archiwizacyjnych.

W naszej ofercie artykułów Pressel znajdziesz kilka przydatnych produktów do archiwizacji, w tym:

  • foldery z okienkiem z folii antystatycznej – wykonane są z wysokiej jakości papieru bez chlorowego;
  • kartony na dokumenty wyposażone w praktyczne zamknięcie wtykowe;
  • pudełka archiwizacyjne z obszernym polem do etykietowania;
  • kartony na segregatory z praktyczną pokrywą na zawiasach – wyposażone są także w praktyczne uchwyty do przenoszenia oraz klepki do sprawdzenia zawartości;
  • zbiorczy karton archiwizacyjny z zapięciem na rzep.

Widoczne miejsca na etykiety oraz różne wersje kolorystyczne wyżej wymienionych produktów pozwolą Ci w czytelny sposób opisać ich zawartość. Dzięki temu szybko odnajdziesz dokument, którego potrzebujesz.

Kartony archiwizacyjne

Solidne i wytrzymałe kartony do archiwizacji Pressel

Wszystkie artykuły do przechowywania Pressel wykonane są z surowców ekologicznych. Wiele z nich pochodzi w 100% z recyklingu i może być mu ponownie poddane.
Pamiętaj, że dokumenty należy archiwizować tak, aby uchronić je przed zniszczeniem. Artykuły do przechowywania akt pracowniczych muszą cechować się więc trwałością, a także wysokim udźwigiem. Kartony oraz pudełka archiwizacyjne Pressel wykonano z tektury falistej. Materiał ten jest bardzo sztywny i gruby, dzięki czemu umożliwia przechowywanie dużej liczby dokumentów – wytrzymają nawet ciężar 25 kg! Ponadto wymiary kartonów są dopasowane do standardowych rozmiarów segregatorów. Ta cecha pozwoli Ci maksymalnie wykorzystać dostępną przestrzeń.

Wybierz przydatne akcesoria do archiwizacji i przechowywania!

Oprócz folderów i pudełek pamiętaj również o innych akcesoriach do archiwizacji. Przydatne mogą okazać się klipsy archiwizacyjne do wiązania dokumentów, segregatory, przekładki, a także krystaliczne lub groszkowe koszulki krystaliczne. Artykuły te pozwolą Ci szybko okiełznać nawet największy chaos w papierach!

e-sklep

Nie masz dostępu do sklepu Lyreco?

Wypełnij formularz, aby uzyskać dostęp do cen i promocji.
W przypadku potrzeby pomocy skontaktuj się naszym Biurem Obsługi Klienta pod numerem (22) 730 70 00.

Dowiedz się więcej