Skrivarskola
Hitta rätt skrivarlösning för arbetsplatsen med denna guide
Letar du efter en skrivare till din arbetsplats och vill veta mer om skillnaderna mellan olika skrivarmodeller och typer? Då har du kommit till rätt ställe. Det är stor skillnad mellan de olika skrivare som välkända märken som Brother, Epson, Canon och HP erbjuder – både när det kommer till vilka funktioner som skrivarna har och vilken teknik de använder. Ju fler krav du ställer på en ny skrivare, desto lättare är det faktiskt att hitta en skrivare som passar just dig.
I den här guiden hjälper vi dig att hitta den perfekta skrivaren för ditt företag. Vi börjar med att gå igenom ett antal förtydligande frågor som förhoppningsvis bidrar till att begränsa alternativen en smula. Därefter går vi igenom några olika typer av skrivare, så att du får bättre inblick i de olika funktionerna och tekniken hos de olika typerna, och slutligen går vi igenom underhåll av skrivare.
Vilka är dina behov och vilka krav ställer du på en ny skrivare?
Det kan vara svårt att hitta rätt bland alla skrivarlösningar, och därför är det viktigt att du gör några överväganden i förväg. Även om vi gradvis rör oss mot att allt fler processer digitaliseras, så förväntas vi fortfarande ha tillgång till en skrivare. Detta beror bland annat på rutiner där kontrakt, dokumentation eller andra arbetsrelaterade artiklar fortfarande måste skrivas ut eller skannas.
Hur ofta och av hur många personer kommer skrivaren användas?
En av de första sakerna du behöver tänka på är hur många medarbetare som kommer att använda skrivaren. Skrivare för företag och organisationer där många använder dem är utformade för att kunna hantera större belastning än vanliga enfunktionsskrivare, och oftast har de också mer avancerade funktioner.
Om skrivaren ska användas av många personer varje dag behöver den inte bara bättre processorer, kapacitet och funktioner men också betydligt större RAM så att den kan arbeta snabbare och mer effektivt. Om skrivaren däremot bara behöver användas ibland är en enfunktionsskrivare troligen fullt tillräcklig.
Vilken pappersstorlek ska den kunna skriva ut?
Den vanligaste skrivaren idag är den traditionella A4-skrivaren. Men det finns förstås också många företag som vill kunna skriva ut i det större A3-formatet. Om du främst skriver ut i A4-format är en vanlig A4-skrivare det självklara valet. Om du senare skulle behöva även A3-format kan du då överväga att investera i en annan skrivarlösning som kan skriva ut både A4 och A3.
Vissa företag behöver dock kunna skriva ut större presentationer, stora ritningar och marknadsföringsmaterial, och för dem är A3-skrivaren det perfekta valet. Vanligtvis kan A3-skrivare också användas för A4-papper, och därför är den typen av skrivare vanligen att föredra på arbetsplatser. På så sätt har du båda typerna av skrivare tillgängliga.
Storformatsskrivaren som använder plotterpapper är ett annat alternativ som är populärt på många arbetsplatser. Tidigare har dessa varit väldigt dyra, men eftersom intresset för dem har ökat har även priserna gått ner. En storformatsskrivare fungerar på samma sätt som en traditionell skrivare, men istället för separata pappersark, skriver den ut på rullar av plotterpapper. Det är främst grafiska formgivare, arkitekter och ingenjörer som behöver storformatsskrivare för att skriva ut stora ritningar.
Vad ska din skrivare kunna göra?
Det säger sig självt att din skrivare ska kunna skriva ut. Frågan är däremot om den ska kunna hantera mer än bara utskrifter. Det finns många multifunktionsskrivare som förutom att skriva ut också kan skanna, kopiera och faxa dokument. Som namnet antyder är det här skrivare som har flera funktioner.
Genom att välja en multifunktionsskrivare kan du både frigöra utrymme på kontoret och spara pengar. Du behöver inte investera i separata skannrar, faxmaskiner och kopiatorer och du slipper tänka på var de ska få plats.
Ta med skrivaren till möten
Om du eller dina kollegor är mycket mobila i arbetet kan det vara värt att överväga en portabel skrivarlösning. Portabla skrivare är vanligtvis så kompakta att de kan bäras under armen eller i en större väska. De har ett inbyggt batteri och du behöver bara ansluta en dator, surfplatta eller smartphone via Bluetooth. Lättare blir det inte!
Det är viktigt att påpeka att portabla skrivare är avsedda för mindre utskriftsuppgifter och inte lämpar sig om du behöver skriva ut större mängder snabbt. De är däremot mycket lämpliga för att skriva ut kontrakt eller liknande hos kunder.
Utskriftsteknik – lär känna de olika teknikerna
När du börjar titta på skrivare kommer nog frågan ”Laser eller bläck?” snart att dyka upp. Vilken teknik som är bäst, billigast och lättast att använda är något som diskuterats i många år, men svaret på frågan beror på ett antal olika faktorer: Hur ofta används skrivaren? Hur mycket skriver den ut? Ska den skriva ut bilder och grafik med hög bildkvalitet?
Tidigare var bläckstråleskrivare ofta förknippade med hemmabruk, medan laserskrivare var avsedda för kontors- och arbetsmiljöer. Båda teknikerna har dock förbättrats avsevärt och bläckstråleskrivare är inte längre det självklara valet för hemmakontoret och vice versa.
Så fungerar en bläckstråleskrivare
Om du behöver skriva ut material i färg och med hög bildkvalitet är en bläckstråleskrivare ett bra val. Bläckstråleskrivare är också perfekta för arbetsplatser som inte skriver ut mycket eller ofta. Populära märken som Brother, Canon och Epson har positionerat sig som starka aktörer på marknaden för bläckstråleskrivare med många års erfarenhet, och därför är du i säkra händer om du väljer att investera i en bläckstråleskrivare från något av dessa märken.
Vissa bläckstråleskrivare använder engångspatroner medan andra har påfyllningsbara bläckbehållare. Om du väljer en skrivare med engångspatroner måste bläckpatronerna bytas ut helt när de tar slut. Om du å andra sidan väljer en bläckstråleskrivare med påfyllningsbara bläckpatroner måste du se till att fylla på bläckbehållarna när de blir tomma.
Hur länge dina påfyllningsbara bläckpatroner eller engångspatroner räcker beror på hur ofta och hur mycket du skriver ut. I allmänhet räcker dock engångspatroner lika länge som påfyllningsbara bläckpatroner, så på den punkten skiljer de sig inte märkbart från varandra. Däremot går det i regel att spara pengar genom att använda påfyllningsbara bläckpatroner. Påfyllningsbara bläckpatroner är förstås också bättre för miljön, eftersom behållarna/patronerna inte måste kastas efter en användning.
Det är en vanlig uppfattning att bläckstråleskrivare är dyrare i drift än laser och att bläcket tar längre tid att torka. Detta stämmer inte nödvändigtvis längre, och som företag kan du definitivt dra nytta av en bläckstråleskrivare.
Så fungerar en laserskrivare
Behöver du skriva ut mycket, ofta och snabbt? I så fall är en laserskrivare ett bra alternativ till bläckstråleskrivaren. Den främsta skillnaden mellan en laserskrivare och en bläckstråleskrivare är hur de skriver ut. Istället för bläckpatroner använder laserskrivaren tonerkassetter fyllda med pulver som bränns fast med laser på papperet när du skriver ut. Vissa laserskrivare har en kapacitet på upp till 10 000 sidor per kassett. På laserskrivarmarknaden har i synnerhet HP gjort sig ett namn med sina hållbara och effektiva laserskrivarlösningar.
Fotoskrivare för arbetsbruk
Har du höga krav på kvaliteten på utskrivna bilder och behöver du regelbundet skriva ut bilder? Då kan du gå till väga på två sätt: 1) investera i en fotoskrivare eller 2) investera i specialpapper. Fotoskrivare är förstås utomordentliga när det kommer till att skriva ut bilder, men du kan faktiskt uppnå riktigt bra resultat med specialpapper och en laser- eller bläckstråleskrivare.
Genom att använda specialpapper i din laser- eller bläckstråleskrivare garanteras du bra resultat utan att behöva investera i en helt ny skrivare. Även om fotoskrivare skriver ut med mindre droppstorlek än andra skrivare kan du enkelt skriva ut foton med bra bildkvalitet om du använder rätt specialpapper till din laser- eller bläckstråleskrivare.
Ett par sista viktiga (och avgörande) överväganden
När det gäller att välja skrivare finns det ytterligare två saker som du bör tänka på. Det första handlar om hur snabb skrivaren ska vara. Om du till exempel skriver ut mycket och ofta är det fördelaktigt att ha en snabb och effektiv skrivare. Om en ”långsam” skrivare kan skriva ut cirka 20 sidor per minut, kan en snabb modell arbeta tre gånger så snabbt. Det är alltså en betydande skillnad och därmed något du bör överväga innan du köper en ny skrivare.
Det sista du bör överväga noga är hur bra skrivarens utskriftskvalitet behöver vara. För vissa fungerar det utmärkt med en skrivare med en upplösning på 600 x 600 dpi eller 600 x 1 200 dpi. Ju högre dpi-tal, desto bättre utskriftskvalitet. Dpi står för punkter per tum (dots per inch). Om du behöver skriva ut ofta och med hög kvalitet är det också en bra idé att titta närmare på skrivarens färgomfång och inte minst färgdjup och gråskala, som anges i bit/bitar. Ju högre bit-värde skrivaren har, desto bättre utskriftskvalitet klarar den av.
Underhåll av skrivare
Rapporterar din skrivare ibland ”Felsökning”? De flesta har nog varit med om felmeddelanden på sina skrivare och ofta utan att vet vad orsaken är. Det kan finnas många anledningar till att en skrivare rapporterar ”Felsökning”, men en av de vanligaste felorsakerna är att skrivaren måste rengöras. Genom att regelbundet rengöra skrivaren kan du spara mycket pengar, och i det här avsnittet kommer vi att kort gå igenom underhållet av bläckstråleskrivare respektive laserskrivare.
Bläckstråleskrivare
Skrivaren kan ibland plötsligt rapportera att bläckpatronerna är tomma eller torra. Istället för att genast dra slutsatsen att bläckpatronerna måste bytas ut kan du börja med att rengöra skrivarens skrivhuvud. Du kan nämligen spara en hel del pengar genom att rengöra skrivhuvudet istället för att köpa nya patroner direkt.
Skrivhuvudet är den del av bläckstråleskrivaren som överför bläcket till papperet droppe för droppe. Genom att rengöra skrivhuvudet kan du motverka stopp i munstyckena och göra så att det blir som nytt igen. Du kan starta en automatisk rengöring av skrivhuvudet genom menyn. Du ska alltså inte själv rengöra det manuellt, utan istället starta processen och låta skrivaren hantera det. Du kan läsa om hur din specifika skrivare kan och bör rengöras i den medföljande bruksanvisningen.
Om du börjar få vita ränder på dina utskrifter är det ett tecken på att skrivhuvudet är torrt. Den vanligaste orsaken till att en bläckstråleskrivares skrivhuvud torkar ut är att skrivaren inte används tillräckligt regelbundet. I regel räcker det med 3–4 veckor utan användning för att skrivhuvudet ska torka ut. Om skrivhuvudet är torrt ska du se till att rengöra det.
Skrivhuvudet i en bläckstråleskrivare kan också bli utslitet, men det bör inte förväxlas med att det är uttorkat. Skrivhuvuden slits med tiden, främst på grund av mekanisk belastning som uppstår vid rengöring och vanlig användning. Om du har en bläckstråleskrivare av nyare modell – eller avser att skaffa en – visar displayen när det är dags att byta skrivhuvud. Därför finns det ingen anledning att byta det i förebyggande syfte. Om du å andra sidan har en äldre bläckstråleskrivare märker du att skrivhuvudet måste bytas ut när utskriftskvaliteten inte längre förbättras av rengöring.
Laserskrivare
Rengöring och underhåll av en laserskrivare är en manuell process som kräver lite övning, men det blir lättare när du gjort det ett par gånger. Precis som med en bläckstråleskrivare märker du att laserskrivaren behöver rengöras när utskriftskvaliteten försämras. Innan du börjar följa våra instruktioner rekommenderar vi att du läser bruksanvisningen till skrivaren för att se om tillverkaren har angett några specifika instruktioner. Om inte, kan du tryggt följa den här proceduren.
Först och främst ska du stänga av laserskrivaren och koppla från strömmen. Ta sedan ut de interna pappersfacken och tonerkassetterna och lägg dem på ett pappersark. Börja med att rengöra utrymmet för tonerkassetten med en torr, luddfri trasa och en borste (eventuellt en mikrofiberduk och gärna en mjuk borste). För vissa laserskrivare medföljer en särskild borste för ändamålet.
Rengör sedan försiktigt valsarna med borsten och utan att vidröra dem med händerna. Använd trasan för att torka bort damm och spilld toner, och ta bort eventuella pappersbitar. För detta kan du använda en dammsugare. Därefter är det dags för rullarna som du antingen kan rengöra med trasa, borste eller suga dem rena. Du får dock inte vidröra rullarna med händerna.
Om det behövs kan du byta tonerkassetter och starta automatisk rengöring via skrivarens meny. Innan du startar rengöringsprocessen ska du sätta in de nya tonerkassetterna samt de interna pappersfacken och stänga skrivaren. Hur den automatiska rengöringen startar beror på vilken laserskrivare du har. Det finns vanligtvis i skrivarens programvara, som du exempelvis hittar genom att dubbelklicka på en skrivarikon eller ett specifikt ”verktygsprogram”. Vi rekommenderar att du tittar i bruksanvisningen för din laserskrivare. När du har hittat det följer du bara anvisningarna på skärmen. Till sist är det viktigt att påpeka att den automatiska rengöringen inte nödvändigtvis ersätter en manuell rengöring.
