Tony Elmiger im Interview mit Lyreco

Kosteneffiziente Beschaffung: «Lyreco bietet uns ein Sorglos-Paket»

Beim Einkauf von C-Artikeln ist Kosteneffizienz das A und O. Das weiss auch Tony Elmiger, der im Kanton Luzern die Drucksachen- und Materialzentrale leitet. Für ihn ist klar: Single Sourcing reduziert nicht nur die effektiven Kosten, sondern steigert auch die Zufriedenheit der Kunden.

Lyreco ist seit 2018 Partner und Lieferant des Kantons Luzern. Dieser bezieht sämtliches Material aus den Bereichen Bürobedarf, Hygiene und Persönliche Schutzausrüstung sowie Pausenverpflegung über das Unternehmen. Als Leiter der Abteilung Lehrmittelverlag, Drucksachen- und Materialzentrale beim Kanton Luzern ist Tony Elmiger das Bindeglied zwischen den Mitarbeitenden der kantonalen Departemente und Lyreco. Im Interview erzählt er, was den Kanton in der öffentlichen Ausschreibung überzeugt hat, welche Vorteile das Single Sourcing bringt und wie Lyreco ihn bei der Zusammenarbeit überrascht hat.

Der Einkauf von C-Artikeln wird immer anspruchsvoller: Kosteneffizienz, Nachhaltigkeit, stabile Lieferketten und Flexibilität sind nur ein Teil der Punkte, die bei der Beschaffung eine Rolle spielen. Wie unterstützt Lyreco Sie bei Ihrer Arbeit?

Das waren zwar Themen, die wir im Rahmen der öffentlichen Ausschreibung, die Lyreco gewonnen hat, adressiert haben. Das Schöne ist nun aber, dass wir uns in der operativen Umsetzung mit all diesen Punkten kaum mehr beschäftigen müssen, weil Lyreco uns diese Arbeit abnimmt. Lyreco stellt sicher, dass die Verfügbarkeit der gewünschten Artikel gegeben ist, reagiert flexibel auf grössere Nachfragen, bietet nachhaltige Alternativen zu bestehenden Produkten und entwickelt neue, optimierte Beschaffungsszenarien.

Mit welchen Herausforderungen sind Sie bei der Beschaffung von C-Artikeln konfrontiert?

Wir sind diesbezüglich weitgehend sorgenfrei, weil Lyreco alles für uns abwickelt. Dank dem breiten Sortiment, das Lyreco im Webshop bietet, finden unsere Kunden – also Dienststellen, Abteilungen, Gemeinden und weitere Institutionen der öffentlichen Hand – praktisch alle Produkte, die sie im Alltag brauchen. Für unsere Kunden ist das ein Rundum-sorglos-Paket. Die Herausforderung dabei ist, dass der Kanton Luzern mit seinen rund 1000 Webshop-Nutzern ein Gemischtwarenladen mit hoher Heterogenität ist.

Was heisst das konkret?

Wir haben es im Bereich der öffentlichen Hand im Kanton Luzern mit vielen unterschiedlichen Organisationseinheiten zu tun, welche ganz unterschiedliche Aufgaben erfüllen. Entsprechend unterschiedlich sind die Bedürfnisse der Mitarbeitenden dieser Organisationseinheiten – einerseits an die Produkte, andererseits aber auch an den Bestellprozess. Alle diese Bedürfnisse unter einen Hut zu bringen, war eine Herausforderung.

Wie ist das gelungen?

Wichtig war, dass die Anforderungen jeder Organisationseinheit auch mit dem neuen Partner und den neuen Prozessen weiterhin möglichst gut oder gar besser als bisher abgedeckt werden konnten, beispielsweise in Bezug auf das Sortiment und die Bestell- und Liefermodalitäten. Gewisse Organisationseinheiten haben eine einzelne verantwortliche Person, die das Büromaterial einmal pro Woche bestellt und Vorgaben in Bezug auf die bestellbaren Artikel macht. In anderen Abteilungen dürfen die Mitarbeitenden selbstständig und jederzeit bestellen. Wir mussten eine Lösung entwickeln, die für alle funktioniert. Das ist Lyreco problemlos gelungen, und wir konnten das neue System sehr gut implementieren.

Wie schafft es Lyreco, für Sie eine kosteneffiziente Beschaffung sicherzustellen?

Der gesamte Einkaufsprozess ist optimiert. Das beginnt beim Webshop. Er ist übersichtlich und leicht zu bedienen. So können die Nutzer ganz einfach bestellen, ohne Zeit zu verlieren. Die Bereitstellung der Artikel und die Auslieferung erfolgen äusserst effizient. Wir sind auf über 200 Standorte verteilt. Dank der eigenen Fahrzeugflotte von Lyreco können auch unsere kleinen Stellen bei Bedarf täglich beliefert werden. Selbst Kleinstbestellungen sind möglich, ohne dass sich dies auf den Preis auswirkt, da Lyreco mit einer einzigen Lieferroute viele Kunden bedienen kann und damit eine einzelne Bestellung wenig ins Gewicht fällt. Das hat uns von Beginn an positiv überrascht und überzeugt.

Welche konkreten Vorteile bringen Ihnen die Botschafter und die Next-Day-Delivery-Garantie?

Beides hat diverse Vorteile. Es ist sehr praktisch für unsere Mitarbeitenden, dass sie einfach bestellen können und wissen: Wir bekommen die benötigten Produkte am nächsten Tag. Dieses System ermöglicht es, dass sie auf eine Vorratshaltung verzichten können. Dank den Botschaftern lässt sich zudem die Warenannahme effizient abwickeln, denn sie kennen sich vor Ort aus und wissen genau, was sie wo abliefern müssen. Die nachhaltige Rückwärtslogistik von Lyreco, also dass man Produkte wie Kaffeekapseln, Toner, Batterien oder PET-Flaschen zum Recyceln dem Botschafter mitgeben kann, ist ein weiteres, grosses Plus, das wir äusserst sinnvoll finden. In diesem Punkt hebt sich Lyreco auch klar von der Konkurrenz ab.

Tony Elmiger, Kanton Luzern, im Interview mit Lyreco

Lyreco sagt von sich, man biete eine One-Stop-Solution. Wie profitieren Sie im Alltag davon?

Dank dem breiten Sortiment brauchen die Nutzer nicht mehr als einen Account bei Lyreco, und schon findet man alles für den täglichen Bedarf bei der Arbeit. Man muss nicht an unterschiedlichen Orten suchen und bestellen. Das heisst auch, dass die Kunden eine Rechnung bekommen und einen Ansprechpartner haben. Das alles macht das Einkaufen einfacher und effizienter.

Wie nachhaltig ist aus Ihrer Sicht die Lieferantenbündelung?

Durch das Bündeln lassen sich Zeit und Weg sparen. Die Lieferungen können zusammengenommen und gezielt ausgeliefert werden. Das ist natürlich aus ökologischer und ökonomischer Sicht sinnvoll. Daneben können wir mit Lyreco als Partner auch Projekte angehen, welche grundsätzlich die Nachhaltigkeit verbessern. Beispielsweise haben wir dank einem Input von Lyreco von PET-Flaschen auf ökologischere Wasserspender umgestellt.

Wie flexibel kann Lyreco auf Trends und Entwicklungen, aber auch auf Ihre individuellen Bedürfnisse reagieren?

Ich war und bin noch heute immer wieder überrascht, wie flexibel Lyreco reagieren kann. Ich dachte, der grösste Anbieter ist vermutlich der unbeweglichste. Aber das Gegenteil ist der Fall. Egal, welche Frage oder welches Bedürfnis wir haben: Ein Anruf an unseren Berater Giovanni Pagliaro genügt und wir erhalten innert kürzester Zeit einen konkreten, lösungsorientierten Vorschlag, der sich auch noch schnell umsetzen lässt. Das beeindruckt mich.

Können Sie dazu ein Beispiel nennen?

Eine Herausforderung haben wir während der ersten Phase der Pandemie erlebt, als es um das knappe Gut der Schutzmasken ging. Wir haben Lyreco unsere Bedürfnisse geschildert, und innert wenigen Tagen war alles aufgegleist und die ersten Masken trafen bei den Organisationseinheiten ein. Ein weiteres Beispiel sind die Toner, die wir nutzen. Hier ist Lyreco proaktiv auf uns zugekommen und hat uns ein besseres Angebot unterbreitet. Solche Beispiele zeigen uns, dass wir den richtigen Partner an unserer Seite haben. Einen Partner, der flexibel ist, von dessen Erfahrungen wir profitieren können, der mitdenkt und für uns nach der besten Lösung sucht.

Welche Vorteile sehen Sie generell im Single Sourcing?

Wenn man für zehn verschiedene Bereiche zehn unterschiedliche Anbieter hat, kann es zwar sein, dass jeder einzelne dieser Anbieter der Beste ist. Die Prozesse sind in einem solchen System aber oft sehr kompliziert. Das kostet Zeit, verärgert die Beteiligten und ist am Ende teurer. Single Sourcing hingegen sorgt für Vereinfachung, effiziente Prozesse und im Endeffekt für viel Zeitgewinn – und Zeit ist heutzutage bekanntlich eine stets knappe und teure Ressource.

Welche weiteren Kompetenzen und Dienstleistungen bietet Ihnen Lyreco?

Wir wissen, dass Lyreco uns auch noch in anderen Bereichen unterstützen könnte. Beispielsweise bei der Lagerhaltung oder im Bereich personalisierter Produkte wie etwa Briefpapier. Aktuell nutzen wir diese Angebote noch nicht. Aber im Hinblick auf die längerfristige Zusammenarbeit, die wir anstreben, ist es toll zu wissen, dass wir uns da noch weiterentwickeln und einiges optimieren können – dank einem zuverlässigen Partner an unserer Seite.