Actief samenwerken
Door de stijgende populariteit van thuiswerk wordt het kantoor steeds vaker een ontmoetingsplaats of co-working space, eerder dan een standaard werkvloer. Die evolutie heeft een grote impact op de inrichting van onze kantoren, want ze vraagt om meer creatieve brainstormruimtes, plekken voor informeel overleg, scrum area’s en sociale ruimtes.
Om samenwerking optimaal te faciliteren, moeten die creatieve en polyvalente ruimtes bovendien doordacht worden ingericht. Ze moeten flexibel en snel om te vormen zijn, en moet er heel wat kantoormateriaal aanwezig zijn dat informele vergaderingen faciliteert. Hoe dat exact in zijn werk gaat? Wij verzamelden alvast onze beste tips voor drie van de meest populaire spontane vergaderingsvormen.
Zo faciliteer je ...
een brainstormsessie
Brainstormen kan heel wat creatieve ideeën tot stand brengen, vooral als die ideeën visueel worden vastgelegd. Visualisatie maakt communicatie transparanter en begrijpelijker, en zorgt ervoor dat informatie langer blijft hangen. Door concepten visueel te maken – door ze bijvoorbeeld op te schrijven of uit te schetsen – zijn deelnemers vaak actiever met het onderwerp bezig en wordt de samenwerking bevorderd. Brainstormsessies faciliteren? Voorzie een gezellige open ruimte zonder tafels, met whiteboards, pinboards en zelfs zitzakken. Een kast boordevol papier, Post-it’s en ander materiaal maakt dit de ideale ruimte om visualisatie – en creativiteit – te stimuleren.
Zo faciliteer je …
informele overlegmomenten
Gesprekken in de coffee corner gaan niet altijd over kinderen of weekendplannen. 40% van de werknemers geeft aan regelmatig productieve gesprekken te voeren aan het koffieapparaat. Ze vragen advies aan een collega of pitchen snel een idee aan een manager. Als er meerdere collega’s samenkomen, leidt dat soms zelfs tot een officieuze stand-up of een spontane brainstorm. Zo wordt de coffee corner regelmatig een welkome afwisseling voor het eigen bureau of de traditionele vergaderzaal. Informele overlegmomenten faciliteren? Zet een coffee corner op die spontane meetings stimuleert, met onder meer comfortabel meubilair, hybride tafels en mobiele memoborden.
Zo faciliteer je …
stand-up meetings
Om kennisdeling te stimuleren en elkaar up-to-date te houden, organiseren heel wat bedrijven dagelijkse stand-up meetings. Zo wordt er elke dag of meerdere keren per dag kort en informeel overlegd in teamverband. Dit soort meetings verloopt vaak volgens de scrum-techniek, waarbij een team zelfsturend te werk gaat in zogenaamde ‘sprints’ van enkele weken of maanden. Na die periode levert het team een deel van het project op en wordt dit met de klant afgetoetst. Een vlotte, snelle communicatie is dan essentieel. Stand-ups en scrumsessies faciliteren? Voorzie informele en open vergaderhoekjes met sta-tafels of een gezellige zitruimte.
Meer over samenwerken en meetings
Creativiteit en strategisch denken stimuleren tijdens meetings
Laat meetings werken
