So werden Meetings effizient und produktiv

Sitzungen sind zeitintensiv und bringen oft nicht den gewünschten Nutzen. Damit sie nicht zum reinen Zeitfresser werden, haben wir für Sie acht Tipps für ein erfolgreiches Meeting zusammengestellt.

Vertieft ins Smartphone, ein träumerischer Blick in die Ferne, Kritzeleien auf dem Block und teilnahmslose Gesichter: Wer in ein Sitzungszimmer blickt, trifft häufig auf dieses Bild. Die Beschreibung mag überspitzt klingen, widerspiegelt vielerorts aber die Realität. Denn der Grossteil der Meetings ist ineffizient und kommt zu keinem ausreichenden Ergebnis. Zu diesem Schluss gelangt eine Studie der Unternehmensberatung Bain & Company. Die Zahlen lassen aufhorchen: 67 Prozent der abgehaltenen Besprechungen werden von Führungskräften als «gescheitert» bezeichnet. Das stimmt umso nachdenklicher, wenn man bedenkt, dass Mitarbeiter rund 15 Prozent und das obere Management sogar über 50 Prozent der Arbeitszeit in Meetings verbringen. Tendenz steigend.

Mitarbeitende finden Meetings überflüssig

Einer der Hauptgründe warum Sitzungen oft ineffizient sind, ist ihre Häufigkeit. So werden über die Hälfte aller abgehaltenen Meetings von ihren Teilnehmern als «überflüssig» eingestuft. Deshalb beteiligen sich Mitarbeitende häufig nicht richtig, wie ein Artikel der «Handelszeitung» ausführt. Lieber lesen die sie E-Mails, WhatsApp, schreiben SMS oder träumen vor sich hin.

Der richtige Rahmen macht's

Tatsache ist: Besprechungen und Meetings gehören zum Arbeitsalltag. Und nicht alle sind reine Zeitfresser. Im Gegenteil: Richtig eingesetzt können sie zu sehr guten Ergebnissen führen. Damit das gelingt, haben wir für Sie acht Tipps für ein erfolgreiches Meeting zusammengestellt. Übrigens: Diese beherzigt auch Lyreco. In unserem Meeting Manifesto haben wir Verpflichtungen festgehalten, die wir eingehen wollen – für bessere Meetings.

• Die Gretchenfrage:
  Rund die Hälfte der abgehaltenen Meetings wird von den Teilnehmenden als «unnötig» eingestuft. Darum sollten Sie sich ehrlich fragen: Braucht es diese Sitzung wirklich oder reicht ein Telefongespräch oder eine E-Mail vielleicht aus? Das Meeting ist die richtige Form, wenn Grundsatzentscheide gefällt, Aufgaben verteilt oder Standpunkte abgeglichen werden sollen.
• Agenda festlegen und Ziele definieren:
  Welche Themen wollen Sie behandeln? Was wollen Sie erreichen? Es mag banal klingen, aber die Antworten auf diese Fragen sind essenziell. Will heissen: Alle Teilnehmer sollten vor der Sitzung eine Agenda erhalten, in der festgehalten wird, welche Punkte diskutiert werden. Damit ein Meeting lösungsorientiert abgehalten werden kann, empfiehlt es sich, zu Beginn noch einmal das Ziel zu formulieren. So sind alle Teilnehmer auf dem gleichen Stand.
• Teilnehmer gezielt auswählen:
  Bei der Wahl der Teilnehmer gilt: Weniger ist mehr. Fragen Sie sich im Vorfeld, für wen das Thema wirklich relevant ist und wer etwas zur Lösungsfindung beitragen kann. Oft ist es nicht nötig, ganze Abteilungen einzuladen. Als ideal gelten Gruppen, die nicht weniger als fünf und nicht mehr als zehn Mitglieder haben. Als Teilnehmer, sollten Sie sich auf die zu diskutierenden Themen vorbereiten und pünktlich sein.
• Moderator als Schlüsselfigur:
  Je besser eine Sitzung strukturiert ist, desto effizienter läuft sie ab. Zu dieser Struktur trägt der Moderator wesentlich bei. Er hat das Heft in der Hand, führt die Diskussionen, bindet alle Teilnehmer ein und sorgt dafür, dass alle zu Wort kommen. Weiter hat er die Agenda und die Zeit im Griff: Dazu gehört der pünktliche Start genauso wie das rechtzeitige Ende.
• Stehen statt sitzen: Die Position macht den Unterschied: Meetings, die im Stehen abgehalten werden, sind gleich in mehrfacher Hinsicht erfolgversprechender als solche im Sitzen. Zum einen verkürzt das Stehen die Sitzungszeit um bis zu 30 Prozent. Zum anderen sind die Teilnehmer aktiver. Egal ob stehend oder sitzend das Credo «kurz und bündig» empfiehlt sich in jedem Fall beim Vermitteln von Botschaften einzuhalten.
• Auslüften und Pause machen:
  Dauert ein Meeting länger, braucht es Pausen. Sie geben Struktur und helfen, der Produktivität. Denn nach spätestens 90 Minuten nimmt die Konzentration ab. In den Pausen können die Teilnehmer den Kopf auslüften, sich verpflegen und Mails oder andere Nachrichten checken. Ansonsten sind Handys, Tablets oder Computer während des Meetings idealerweise ausgeschaltet oder stumm, um Ablenkungen zu vermeiden.
• Protokoll:
  Ein Protokoll ist nicht für jede Sitzung zwingend. Es empfiehlt sich aber, um Ergebnisse zu sichern, wenn Aufgaben verteilt oder Beschlüsse gefasst werden.
• Fünf Minuten zum Schluss:
  Wenn Sie der Verantwortliche für das Meeting sind, planen Sie für sich etwas Zeit zum Schluss ein. Einerseits um das Meeting zu resümieren, andererseits um durchzulüften – Ihren Kopf aber auch den Raum. Gerade in belebten Büros sind Besprechungsräume oft hintereinander gebucht. Nehmen Sie sich fünf Minuten, um den Raum für die nächsten vorzubereiten. Sie werden es Ihnen danken.